Gestión Eficiente de Archivos Empresariales y Correspondencia

Tipos de Archivos Empresariales

Existen diversas formas de clasificar los archivos dentro de una organización según sus características y necesidades:

Según el soporte de archivo utilizado

• Archivo convencional en soporte papel: Es poco usado actualmente, ya que ocupa mucho espacio y conlleva un excesivo gasto económico y de personal.
• Archivo informático: Su utilización está totalmente generalizada en todas las empresas, lo que reduce al mínimo el uso del papel. Presenta muchas ventajas, especialmente en la facilidad para buscar y analizar datos, un menor coste y una mayor productividad.

Según la frecuencia de uso de los documentos

• Archivo activo: Contiene documentos que suelen ser utilizados con cierta frecuencia.
• Archivo semiactivo: Contiene documentos de consulta reducida, pero que deben conservarse por razones legales.
• Archivo inactivo: Contiene documentos que rara vez son consultados, los cuales poseen un alto valor documental y/o legal.

Según la localización física del archivo

• Gestión centralizada del archivo: Supone guardar toda la documentación en un mismo lugar, lo que permite un ahorro de espacio y recursos, además de lograr un mayor control sobre la documentación.
• Gestión descentralizada del archivo: Se basa en la utilización de distintos espacios de archivo en cada departamento, para que cada uno pueda guardar su propia documentación.
• Gestión mixta del archivo: Basada en la convivencia de archivos activos y semiactivos en los departamentos.

Purga y Destrucción de Documentos

Este proceso se utiliza para eliminar periódicamente la documentación que ya no es útil. Con ello se evita la acumulación innecesaria de documentos y la pérdida de operatividad del archivo. Debe desarrollarse con cierta frecuencia para mantener la eficiencia del sistema.

Registro de Entrada de Correspondencia

El correo se debe registrar conforme a las normas internas de cada entidad. Los envíos solo podrán ser abiertos por la persona a la que van dirigidos. Una vez numerada y fechada la correspondencia, se procederá a su inscripción en el registro de entrada, dejando constancia de datos relevantes como la fecha de entrada, el remitente y el destinatario, entre otros.