Gestión eficiente de compras e inventario en clínicas dentales

Gestión de Compras y Control de Stock

• Control del stock: Establecer las necesidades de compra y adquirir la cantidad óptima para el desarrollo de la actividad, evitando cantidades mayores que generen sobrecostes.
• Planificar partiendo de la agenda: Las compras se deben anticipar para atender a los pacientes agendados. Error común: no poder realizar un tratamiento o terminarlo por falta de material en la clínica.
• Seleccionar proveedores: No elegir solo por un precio competitivo, sino evaluar la política de devoluciones, condiciones de pago y cumplimiento de fechas de entrega.
• Protocolizar el proceso de compras: Sistematizar un proceso que controle desde la entrada del material hasta el pago del mismo, con una persona encargada.

Fiscalidad en la Actividad Económica

• IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas): Gestionado por el ayuntamiento, grava directamente el ejercicio de cualquier actividad económica. El importe es fijo y no depende del resultado económico o del balance de la actividad desarrollada.
• IRPF: Grava la renta obtenida durante un año natural por las personas físicas residentes en España. Afecta a profesionales autónomos.
• Impuesto de Sociedades: Grava los beneficios obtenidos por las sociedades o empresas con personalidad jurídica.
• IVA: Impuesto que pagan los consumidores al Estado por la adquisición de bienes o uso de determinados servicios. Se aplica a las entregas de bienes y a las prestaciones de servicios realizadas por empresarios o profesionales dentro del desarrollo de su actividad.

Gestión de Existencias y Almacenamiento

• Punto de pedido: Nivel de existencias que indica cuándo realizar un nuevo pedido al proveedor para reponer el material antes de agotarse.
• Stock de seguridad: Cantidad adicional de existencias que se mantiene almacenada por si hay aumentos de la demanda o retrasos en el suministro de los productos.
• Stock máximo: Volumen máximo de existencias que puede almacenarse en el almacén, determinado por el espacio disponible y la capacidad de almacenamiento del centro.
• Stock mínimo: Cantidad mínima de material que debe mantenerse en el almacén para garantizar que la clínica pueda continuar desarrollando su actividad asistencial con normalidad.

Clasificación de Materiales (Principio de Pareto)

Se basa en la regla del 80-20 o ley de los pocos vitales: aproximadamente el 20 % de los productos del almacén representan cerca del 80 % del valor total de las existencias.

• Grupo A: Material de elevado coste que se almacena en pequeñas cantidades (ej. implantes dentales).
• Grupo B: Material de precio medio que se almacena en cantidades normales (ej. composites).
• Grupo C: Material de bajo coste que se almacena en grandes cantidades debido a su elevado consumo (ej. guantes).

Métodos de Valoración de Inventario

• FIFO (First In, First Out): Consumir primero las existencias más antiguas. El material utilizado se valora con precios antiguos y las existencias almacenadas con precios actuales. Útil para productos perecederos, aunque no recomendado en periodos de inflación.
• LIFO (Last In, First Out): Consumir primero las existencias más recientes. Útil en periodos de inflación porque refleja costes más actualizados en las salidas. No recomendable para productos perecederos.
• PMP (Precio Medio Ponderado): Calcular un precio medio de todas las existencias disponibles sumando el importe total de cada producto y dividiéndolo entre el número total de unidades.

Control y Auditoría

Las fichas de almacén forman parte del programa informático de gestión. El inventario es el proceso de revisión manual para detectar materiales caducados, deteriorados o en desuso. En el inventario rotativo se realizan revisiones parciales: Grupo A (quincenal), Grupo B (trimestral) y Grupo C (anual).

Gestión de Materiales Especiales

• Termolábiles: Requieren sistema de seguimiento de temperatura (ej. dique de goma).
• Perecederos: Requieren sistema de control de caducidad (ej. medicación).
• Fotosensibles: Ej. líquidos reveladores.
• Higroscópicos: Ej. alginato.

Normas de Almacenamiento

• a) Material estéril: Comprobar indicadores de esterilización, verificar fechas de caducidad y almacenar en estantes de rejilla o armarios cerrados. Cualquier envoltorio roto invalida la esterilidad.
• b) Material peligroso: Medicamentos de control especial (estupefacientes, anestésicos) bajo custodia. Sustancias inflamables lejos de cuadros eléctricos y con extintores revisados.
• c) Material caducado o defectuoso: Almacenarse en un lugar separado. Los fármacos se depositarán en el punto SIGRE de la farmacia.