Gestión Eficiente de Correspondencia y Servicios Postales: Procedimientos y Tipos de Envío

Expedición del correo: Salida de documentos

1. Registro

Se siguen las mismas normas que en el caso de las entradas. La única diferencia es que el orden lo marca la fecha de salida o expedición y no es necesario asignarles un número. Este registro solo es obligatorio para los organismos oficiales y no para las empresas.

2. Plegado y ensobrado

Son las máquinas que se encargan de dejar los sobres listos. Hay que prestar atención a los siguientes puntos:

• Si los sobres son del tipo ventanilla, la dirección del destinatario tiene que ser visible a través de la misma.
• Cuando los sobres van impresos o se utilizan etiquetas adhesivas con las direcciones, se pueden producir errores al cambiar el sobre e introducir documentos que no corresponden.
• Cuando hay anexos, es preciso comprobar que se incluyen junto al documento principal.

3. Franqueo y envío

Consiste en la entrega o depósito de los objetos postales para su distribución posterior.

El franqueo: Franquear consiste en pagar previamente, mediante sellos, el porte de un objeto que se remite por correo.

La comunicación mediante fax

Los faxes de entrada se numeran del mismo modo que la correspondencia que se recibe, y los que enviamos los registramos por la fecha de salida, sin asignarles número. Los datos que hacemos constar en estos registros, al igual que en los de correspondencia, tienen que ver con los aspectos que nos interesa conservar y recordar de estas comunicaciones.

Correos y la formación escrita

El mayor proveedor de servicios postales y telegráficos es la Sociedad Estatal Correos y Telégrafos, S.A.

Cartas y documentos: Tipos de envío

• Carta ordinaria: No requiere urgencia.
• Carta urgente: Se entrega en un día hábil en España y tres en el resto de Europa.
• Tarjeta postal: Envío sin sobre.
• Telegrama: Envío urgente que se produce en el mismo día, a domicilio y bajo firma.
• Carta certificada: Entrega en la que se garantiza la recepción mediante firma del destinatario o una persona autorizada.
• Carta certificada urgente: Envíos urgentes y garantizados. La entrega se realiza en domicilio y mediante firma del destinatario (24h).
• Postal exprés: Entrega de documento en un máximo de 48h, a domicilio y bajo firma.
• Fax: Sistema de transmisión de documentos.
• Burofax: Envío urgente y bajo firma.
• Acuse de recibo: Es una modalidad de envío certificado; la diferencia radica en que el destinatario firma y consigna la hora y la fecha de recepción en un volante que será devuelto al remitente. La tarifa es más elevada.