Gestión Eficiente de Documentación y Archivo Empresarial

Gestión y Organización de la Documentación

La organización de la documentación consiste en trabajos sistemáticos de la actividad administrativa destinados a conservar la documentación y cumplir con las normativas legales vigentes.

Control de Correspondencia

• El libro de registro: Es el documento donde se recogen las entradas y/o salidas de cartas, paquetes, etc., cuyos destinatarios son los empleados de los distintos departamentos de la empresa.
• Recepción de la documentación: Proceso que incluye la llegada, recepción, clasificación, apertura y comprobación. Se debe diferenciar entre correspondencia personal y correspondencia a nombre de la empresa, para proceder al registro de entrada y distribución a los departamentos.
• Salida de documentación: Comprende la elaboración, comprobación, determinación del destino y tipo de envío, registro de salida, peso, franqueo y la salida efectiva (oficina de correos o empresa de mensajería).

Tipos de Archivos

Según su ubicación

• Archivo centralizado: Realizado por profesionales, permite el ahorro de espacio, material e instalaciones.
• Archivos descentralizados: Ofrecen mayor proximidad de los documentos y eliminan la necesidad de formular peticiones formales.

Según su frecuencia de consulta

• Archivo activo: Contiene los documentos de consulta frecuente.
• Archivo semiactivo: Contiene documentos que presentan menor vigencia y una consulta menos frecuente.
• Archivo inactivo: Se conservan de forma definitiva los documentos.

Conceptos Clave y Procedimientos

• Firma del día: Documentación que se presenta para ser firmada.
• Registro: Paso fundamental posterior a la recepción de correspondencia.
• Franqueo: Tarea esencial que se realiza antes del envío.
• Departamento origen: Columna fundamental en el libro de registro de salida de correspondencia.
• Acuse de recibo: Servicio adicional de correos para asegurar que una carta llega a su destinatario.
• Seguro: Clase de envío que permite asegurar objetos de valor.
• Responsable de registro: Persona encargada de guardar la confidencialidad del contenido de un documento.
• Archivo activo: Lugar donde se guardan los documentos de consulta frecuente.
• Vida de la empresa: Periodo durante el cual se debe conservar un documento mercantil, como la escritura de constitución de una sociedad.
• Fotos: Contenido habitual para el envío en sobres acolchados.
• Archivo .txt: Formato de archivo de texto plano.
• Mantenimiento de soportes: Acciones necesarias para alargar la vida útil de los soportes de almacenamiento.
• LIPD: Normativa que deben cumplir las organizaciones que manejan datos personales.
• CAS: Tecnología especializada para el almacenamiento a largo plazo.