Gestión Eficiente de la Recepción de Mercancías y Documentación Logística

Proceso de Recepción de Mercancía

1. Llegada de la mercancía: Control de entrada y salida del vehículo.
2. Verificación del envío: Cotejo entre el albarán y la hoja de pedido.
3. Conteo de mercancía: Verificación cuantitativa de las unidades recibidas.
4. Control cuantitativo: Validación de cantidades frente a lo solicitado.
5. Control cualitativo: Extracción de muestras para comprobar el estado del producto y asegurar la ausencia de daños.
6. Registro de la mercancía: Alta en la base de datos y asignación de código de barras.
7. Reacondicionamiento físico: Clasificación y colocación correcta de los productos (ej. evitar la contaminación cruzada, como separar alimentos de productos químicos).
8. Etiquetado: Identificación individual del producto.
9. Ubicación: Traslado a la zona del almacén asignada.

Documentación Logística

Es fundamental registrar todas las operaciones realizadas en el almacén. El circuito documental de una operación de compraventa incluye:

El Pedido

Es la solicitud en firme de materiales que realiza la empresa compradora a un proveedor tras valorar las ofertas recibidas. Puede ser:

• Verbal: Realizado por teléfono; es rápido, pero debe quedar registrado en un documento.
• Escrito: Realizado por fax, correo, vía electrónica o mediante el sistema de gestión de la empresa.

Registro de pedidos: Seguimiento del pedido hasta la recepción de la mercancía, anotado en el libro de pedidos.

Albarán

Documento emitido por el vendedor que acompaña a la mercancía. Contiene varias copias; si la mercancía llega en mal estado, debe anotarse en el albarán para gestionar la devolución.

Factura

Documento legal que acredita la operación de compraventa o prestación de servicios. En el cálculo de la factura, los descuentos (comercial, rappel y pronto pago) se aplican antes de sumar los portes.

Normas de Colocación y Gestión de Mercancías

• Compatibilidad: Agrupación de productos según su naturaleza.
• Complementariedad: Ubicación cercana de productos que suelen enviarse juntos.
• Tamaño y peso: Cargas voluminosas situadas cerca de la puerta del almacén.
• Rotación: Aplicación del método ABC para optimizar el flujo.

Codificación

Se utiliza el sistema estándar:

• GTIN-13: Identificación de unidades de consumo (ej. un brik de leche).
• GTIN-14: Identificación de cajas o agrupaciones (ej. caja de leche).
• GS1-128: Identificación para palés.