Recepción de mercancías y documentación logística: pedido, albarán y factura

Resumen

El documento describe el proceso de recepción de mercancía en un almacén, desde la llegada del vehículo hasta la ubicación del producto, incluyendo los controles cuantitativos y cualitativos. Además, explica el circuito documental de una compraventa (pedido, albarán y factura), las normas de colocación de mercancías y el sistema de codificación GS1 mediante GTIN-13, GTIN-14 y GS1-128.

Puntos clave

La recepción incluye control de entrada del vehículo, cotejo entre albarán y hoja de pedido, conteo, control cuantitativo y cualitativo, registro, reacondicionamiento, etiquetado y ubicación.
El pedido es la solicitud en firme al proveedor y puede ser verbal (debe registrarse por escrito) o escrito.
El albarán acompaña a la mercancía y, si llega en mal estado, debe anotarse en él para gestionar la devolución.
La factura es el documento legal que acredita la operación; los descuentos (comercial, rappel y pronto pago) se aplican antes de sumar los portes.
Las normas de colocación son compatibilidad, complementariedad, tamaño y peso (cargas voluminosas cerca de la puerta) y rotación mediante el método ABC.
GTIN-13 identifica unidades de consumo, GTIN-14 cajas o agrupaciones y GS1-128 palés.

Ponte a prueba

Proceso de Recepción de Mercancía

Llegada de la mercancía: Control de entrada y salida del vehículo.
Verificación del envío: Cotejo entre el albarán y la hoja de pedido.
Conteo de mercancía: Verificación cuantitativa de las unidades recibidas.
Control cuantitativo: Validación de cantidades frente a lo solicitado.
Control cualitativo: Extracción de muestras para comprobar el estado del producto y asegurar la ausencia de daños.
Registro de la mercancía: Alta en la base de datos y asignación de código de barras.
Reacondicionamiento físico: Clasificación y colocación correcta de los productos (ej. evitar la contaminación cruzada, como separar alimentos de productos químicos).
Etiquetado: Identificación individual del producto.
Ubicación: Traslado a la zona del almacén asignada.

Documentación Logística

Es fundamental registrar todas las operaciones realizadas en el almacén. El circuito documental de una operación de compraventa incluye:

El Pedido

Es la solicitud en firme de materiales que realiza la empresa compradora a un proveedor tras valorar las ofertas recibidas. Puede ser:

Verbal: Realizado por teléfono; es rápido, pero debe quedar registrado en un documento.
Escrito: Realizado por fax, correo, vía electrónica o mediante el sistema de gestión de la empresa.

Registro de pedidos: Seguimiento del pedido hasta la recepción de la mercancía, anotado en el libro de pedidos.

Albarán

Documento emitido por el vendedor que acompaña a la mercancía. Contiene varias copias; si la mercancía llega en mal estado, debe anotarse en el albarán para gestionar la devolución.

Factura

Documento legal que acredita la operación de compraventa o prestación de servicios. En el cálculo de la factura, los descuentos (comercial, rappel y pronto pago) se aplican antes de sumar los portes.

Normas de Colocación y Gestión de Mercancías

Compatibilidad: Agrupación de productos según su naturaleza.
Complementariedad: Ubicación cercana de productos que suelen enviarse juntos.
Tamaño y peso: Cargas voluminosas situadas cerca de la puerta del almacén.
Rotación: Aplicación del método ABC para optimizar el flujo.

Codificación

Se utiliza el sistema estándar:

GTIN-13: Identificación de unidades de consumo (ej. un brik de leche).
GTIN-14: Identificación de cajas o agrupaciones (ej. caja de leche).
GS1-128: Identificación para palés.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un albarán en logística?

Es un documento emitido por el vendedor que acompaña a la mercancía. Si la mercancía llega en mal estado, debe anotarse en el albarán para gestionar la devolución.

¿Qué diferencia hay entre GTIN-13, GTIN-14 y GS1-128?

GTIN-13 identifica unidades de consumo, como un brik de leche. GTIN-14 identifica cajas o agrupaciones, y GS1-128 identifica palés.

¿En qué orden se aplican los descuentos y los portes en una factura?

Los descuentos (comercial, rappel y pronto pago) se aplican antes de sumar los portes.