Guía de SharePoint para organizaciones

SharePoint

App web que puede utilizarse desde cualquier navegador. Tool que proporciona un espacio en el que una organización puede compartir y gestionar información. Permite crear bibliotecas, calendarios, buscar información, etc.

Lista

Colección de datos para almacenar, gestionar y compartir información. Es el elemento central alrededor del que trabaja SharePoint.

Biblioteca

Librería de documentos que guarda ficheros e información adicional acerca de ellos. Las listas y bibliotecas se almacenan en sitios.

Sitios

Sitio: Grupo de páginas web relacionadas, cada equipo puede trabajar en proyectos, compartir información, etc. Almacena listas, bibliotecas, etc. El sitio es la unidad con la que se gestionan los permisos de acceso.

Plantillas de sitio

Cuando se crea un sitio SharePoint proporciona plantillas.

Listas predefinidas

Listas que podemos añadir a nuestro sitio, reservadas para administradores y propietarios.

Bibliotecas de documentos

Tienen capacidad de almacenar documentos:

• De documentos: documentos en carpetas y subcarpetas.
• Páginas wiki: Pequeña Wikipedia.
• Imágenes.

Usuarios y permisos

Visitantes (solo visualizar), miembros o integrantes (crear, añadir, eliminar cualquier contenido), administradores o propietarios (crear documentos o elementos de listas, o administrar el sitio), por lo general la gente será integrante.

Carpetas

Para organizar documentos, el administrador del sitio puede decidir que las carpetas no estén disponibles en un sitio. Permiten diferenciar permisos de acceso.

Menú de acciones

Opciones comunes a todos los elementos: Editar en hoja de datos (solo con Internet Explorer y Windows) editar los elementos de una lista, similar a Excel.

Contactos

Compartir datos de personas o empresas.

Área de reuniones

Sitio específico para compartir información relacionada con la preparación y desarrollo de reuniones. Se crea a partir de una cita en el calendario (puntual o periódica).

Tareas

Recordatorios de temas pendientes por realizar. La vista predeterminada muestra todas las tareas definidas.

Personas y grupos

Se pueden asignar elementos como tareas a personas o grupos, lo que permite enviarles un correo de aviso de que tienen una tarea asignada.

Wikis

Sitio web colaborativo que pueden editar varios usuarios. Los usuarios pueden consultar, crear, borrar, etc. de una web.