Gestión de Archivos y Protección de Datos en la Empresa

GDJE.T7.ARCHIVO

Definición y Funciones

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad, institución o cualquier tipo de organización produce en el ejercicio de sus funciones o actividades. Debe ser sencillo para que cualquiera pueda encontrar información en él.

Sus funciones principales son:

• Almacenar información.
• Conservar información.
• Permitir recuperar información de forma rápida.

Para cumplir estas funciones, un archivo debe ser accesible para cualquier persona, tener un índice con su contenido y contar con instalaciones adecuadas para su conservación.

Clases de Archivos

Según su Frecuencia de Uso

• Activos: Son los más utilizados, como por ejemplo, las plantillas de documentos.
• Semiactivos: Contienen información no activa que se consulta con menos frecuencia, como documentos finalizados.
• Pasivos: No se usan casi nunca, como un archivador con facturas de ejercicios anteriores.

Según su Autonomía o Lugar de Almacenamiento

• Centralizado: Toda la información se guarda en el mismo sitio, como un archivo de clientes.
• Descentralizado: La información se reparte por departamentos, como un archivo de nóminas en contabilidad.

Sistemas para Ordenar Documentos

Existen diferentes sistemas para ordenar documentos:

• Alfabético
• Numérico
• Alfanumérico
• Geográfico
• Cronológico
• Por materias, temas o asuntos

Procedimiento de Archivo

1. Revisar documentos.
2. Clasificar documentos.
3. Ordenar los documentos clasificados como útiles.
4. Archivar los documentos ordenados.

PRINCIPIOS DE LA LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos)

• Calidad de los datos: Los datos deben ser exactos, actualizados y obtenidos bajo un criterio legítimo.
• Deber de información: Se debe informar al sujeto sobre el tratamiento de sus datos.
• Consentimiento del afectado: El tratamiento de datos requiere el consentimiento del afectado, que puede ser revocado.
• Datos especialmente protegidos: Se requiere una protección especial para datos sensibles como religión, sexualidad, etc.
• Seguridad de los datos: Se deben garantizar medidas de seguridad para proteger los datos.
• Deber de secreto: Existe una obligación de secreto profesional respecto a los datos tratados.
• Comunicación de los datos: Los datos solo pueden ser comunicados con el consentimiento del interesado.
• Acceso de datos a terceras personas: No se considera comunicación el acceso a datos por parte de terceros que prestan servicios al responsable del tratamiento.

Derechos de los Interesados

• Derecho de oposición
• Derecho de impugnación de valoraciones
• Derecho de consulta
• Derecho de acceso
• Derecho de rectificación y cancelación (corregir o eliminar datos erróneos)
• Derecho de indemnización (por daños causados)

Tipos de Medidas de Seguridad

• Medidas Organizativas: Determinan procedimientos, reglas y niveles de seguridad que deben seguirse dentro de la empresa con los datos.
• Medidas Técnicas: Destinadas a evitar la modificación, pérdida o robo de datos existentes y centradas en sistemas y mecanismos de archivo de datos.

Adaptación de la Empresa a la LOPD

Previamente:

• Formación del equipo de trabajo.
• Designación de personal colaborador.
• Determinación de funciones y responsabilidades de cada miembro.

Pasos:

1. Análisis inicial.
2. Localización e identificación de ficheros.
3. Clasificación y análisis legal de ficheros.
4. Determinación del nivel de seguridad aplicable.
5. Elaboración del manual de seguridad e informe de adaptación.
6. Implantación, adaptación y concienciación del personal.
7. Inscripción y notificación de los ficheros en la AEPD.
8. Auditoría de seguridad y mantenimiento.

AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS (AEPD)

La AEPD es una entidad pública con personalidad jurídica propia que vela por los derechos de las personas y actúa con independencia de las Administraciones Públicas.

Funciones de la AEPD

• En relación a quienes se refieren los datos: Atender peticiones y reclamaciones, informar sobre derechos.
• En relación con quienes tratan los datos: Emitir autorizaciones, autorizar transferencias internacionales.
• En elaboración de normas: Asesorar al Parlamento sobre proyectos de normas de desarrollo de la LOPD.
• En materia de Telecomunicaciones: Tutelar derechos y garantías de abonados y usuarios en el ámbito de las comunicaciones electrónicas.
• Otras Funciones: Cooperación internacional y representación de España en foros internacionales de la materia.

FIRMA DIGITAL

Un sistema que sirve para demostrar la autenticidad de un mensaje digital o de un documento electrónico.

FIRMA ELECTRÓNICA

Conjunto de datos relativos a una persona consignados en forma electrónica, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante, teniendo el mismo valor que la firma manuscrita.

CERTIFICADO ELECTRÓNICO

Documento firmado electrónicamente por una autoridad de certificación, que vincula la identidad de cada usuario con su firma electrónica por medio de claves criptográficas.

AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN

Entidad reconocida legalmente con capacidad para emitir y revocar certificados que acompañan a las firmas electrónicas.