Implementación y Control de Procesos de Liquidación de Sueldos y Nóminas
Módulos del Sistema de Gestión de Personal y Nóminas
Módulo #1: Emisión de Información de Asistencia
Todos los sectores emiten un informe de asistencia para enviar al sector de Personal. Cualquier novedad o modificación con respecto a algún empleado debe ser informada al personal responsable del área.
Módulo #2: Control de Informes de Asistencia
Personal recibe las planillas de asistencia y novedades del sector y realiza el control. Los controles más importantes incluyen: horas extras, inasistencias y licencias autorizadas por el responsable de cada sector. Posteriormente, Personal emite un informe o listado con los siguientes datos:
- Sector
- Número de legajo
- Nombre y apellido del empleado
- Asistencia y justificación
- Novedades
- Horas trabajadas y horas extra autorizadas
Módulo #3: Cálculo y Liquidación de Haberes
El sector de Liquidación de Sueldos y Jornales es el encargado de preparar las planillas de sueldos y jornales, y el recibo para cada empleado. Se realizan los cálculos de sueldo y jornales teniendo en cuenta aportes, retenciones y asignaciones familiares. Este sector también se encarga de realizar los cálculos para el S.A.C. (Sueldo Anual Complementario), las vacaciones e indemnizaciones.
El sistema debe generar los cálculos automáticamente y emitir los totales a pagar por el empleador. Para tener listas las liquidaciones en el momento oportuno para el pago, deben prepararse con anterioridad y establecer un corte en la carga de información. El sistema debe ser flexible para consultar la información histórica del empleado, realizar las modificaciones necesarias y generar automáticamente los asientos para que sean utilizados por Contabilidad General.
Se emite cada uno de los recibos por duplicado y la información individual de remuneraciones se envía a Contabilidad para la emisión de la orden de pago, que luego será enviada a Tesorería.
Módulo #4: Pago de Liquidación
Tesorería es el encargado de gestionar los pagos, que pueden realizarse de las siguientes maneras:
Pago en Efectivo (Dentro de la Organización)
El sistema genera un listado de cambios (efectivo necesario) sobre la base de cada una de las remuneraciones a realizar. Tesorería emite un cheque por el importe total para retirar el dinero del banco. Cada empleado pasa a cobrar por Tesorería, retira el sobre, firma el recibo de sueldo y se lleva el duplicado.
Pago con Cheque
Los cheques se imprimen en formularios preimpresos y numerados, incluyendo fecha, nombre y apellido del empleado, y el saldo a pagar en números y letras. Pueden llevar una o dos firmas, dependiendo de las personas autorizadas en la cuenta bancaria. El personal retira su cheque por Tesorería, firma el recibo y deja el original en custodia.
Pago por Cajero Automático (Transferencia Bancaria)
Se depositan los valores en la caja de ahorros de cada empleado. Tesorería envía la planilla de liquidación junto con un cheque al banco para que deposite los importes en las cuentas. Los recibos son distribuidos por Liquidación de Sueldos a cada responsable del área.
Módulo #5: Registro o Contabilización de la Liquidación
Tesorería envía los recibos, los cuales son cotejados con la orden de pago.
Control Interno de Nóminas
Se prevén normas para evitar errores o fraudes. Los errores más comunes son: incluir en la lista de personal empleados que no existen y retener sus remuneraciones, y la apropiación de las remuneraciones no reclamadas por sus beneficiarios.
Normas de Control
- Las personas que validan las remuneraciones no deben ser las mismas que controlan las horas normales, horas extras y la asistencia.
- Verificar que los ítems a liquidar estén autorizados por los responsables.
- El sistema debe contar con contraseñas y perfiles de usuario para garantizar la seguridad, ya que no todos los usuarios deben tener el mismo acceso permitido.
- Los recibos emitidos deben estar prenumerados. Si se anulan, deben archivarse.
- Prever la seguridad de los archivos y copias de respaldo.
- La asistencia debe ser controlada diariamente. Las inasistencias deben estar acompañadas de un informe.
- El pago debe efectuarse al destinatario.