Importancia de los archivos y reglas para su organización
Clasificado en Derecho
Escrito el en 
español con un tamaño de 2,99 KB
El archivo y su importancia
El archivo es un conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución produce en el ejercicio de sus actividades.
Se originó hace 30 siglos antes de Cristo, durante la Edad de Bronce en la antigua Mesopotamia.
Es importante porque constituye la memoria de una empresa.
Su propósito es asegurar la preservación de los documentos.
Su función es reunir y guardar la información.
Forma horizontal: para archivar, se guardan los archivos encima de otros.
Forma vertical: los documentos se manejan de forma independiente para ahorrar espacio; es el más usado en la actualidad.
Unidades documentales o piezas documentales: hay de dos tipos, tipo interno que se originan en nuestra empresa y los de tipo externo que son los que llegan a nuestra oficina.
Reglas para la organización de archivos
Regla 1: para ordenar alfabéticamente, se tienen que invertir el nombre con el apellido de la persona.
Regla 2: los apellidos de una persona constituyen una unidad de archivo.
Regla 3: si la primera unidad es distinta alfabéticamente, esta decide el orden.
Regla 4: si la primera unidad es igual que la segunda, la segunda desde el orden alfabético; el nombre más corto va primero.
Regla 5: las iniciales, nombres o apellidos más cortos preceden a los más largos si tienen la misma letra.
Regla 6: los artículos al principio de un nombre pasan al final entre paréntesis y no constituyen una unidad de archivo.
Regla 7: los prefijos que forman nombres compuestos se consideran como una sola palabra en el momento de archivar.
Regla 8: referencia en su uso es una orientación que se hace bajo aquellos otros nombres o títulos por los que se puede solicitarse un documento.
Regla 9: el nombre de una mujer casada se archiva de la siguiente manera, ejemplo: patrocinia Morales de Gómez se puede archivar Morales (de) Gómez, patrocinia Gómez, patrocinia Morales (de).
Regla 10: en los nombres geográficos formulados por varias palabras se considera como unidad.
Regla 11: los nombres con preposiciones, conjunciones o artículos si se encuentran dentro de la oración se quedan en el mismo lugar y se encierran entre paréntesis, sin olvidar que no son constituyentes a la unidad del archivo.
Secciones adicionales
Deportes y más
Electricidad para todos
Electrocenter de Guatemala
El Petén C.O de avión
Finanzas A.D fuentes y toboganes
FMD computadoras
Fuentes y toboganes
Fuentes de la vida (LAS)
Fumigadora las Américas
Fumigamos todo