Información y Documentación en las Administraciones Públicas Españolas

Características de la Información en las Administraciones Públicas

La información en las administraciones públicas presenta características específicas:

• Importancia de la información retrospectiva: Se requiere acceso a información histórica para la toma de decisiones y la gestión de procesos.
• Abundancia de datos internos: Las administraciones públicas generan y manejan grandes cantidades de datos internos.
• Gran volumen de datos: El volumen de datos gestionados es considerable, lo que requiere sistemas eficientes de almacenamiento y procesamiento.
• Urgencia en los requerimientos: La información se necesita con frecuencia de manera urgente para responder a las demandas ciudadanas y a las necesidades de gestión.
• Interdependencia de conceptos y métodos: La información se relaciona con diversos conceptos y métodos, lo que requiere una comprensión integral del contexto.

Redes de Información

Las redes son conjuntos de personas y/u organismos que intercambian información de forma organizada y regular para compartir tareas y multiplicar recursos.

Teoría de Juegos

La teoría de juegos estudia escenarios hipotéticos basados en modelos matemáticos y estadísticos, analizando los posibles comportamientos estratégicos de diferentes agentes en situaciones de información incompleta.

Mapas de Riesgo

Los mapas de riesgo son estudios y análisis que evalúan las posibilidades y previsiones de eventos futuros que podrían generar perjuicios. Identifican la vulnerabilidad de una situación y los elementos que la componen.

Sistemas de Información

Un sistema de información es un conjunto de personas, equipamientos y procedimientos que permiten trabajar con datos y demandas informativas, bajo una estructura jerárquica y coordinada.

Informes vs. Dossier

Informes

Los informes son documentos secundarios que se elaboran para una necesidad concreta. Su estructura incluye introducción, descripción del contenido, consideraciones y conclusiones. Se realizan en tres pasos: análisis de la consulta, investigación y obtención de información, y análisis y sistematización de la información.

Dossier

El dossier es una forma más completa y desarrollada de elaborar productos y servicios de información. Utiliza todo tipo de información de diversas fuentes y se considera un documento terciario. Su elaboración consta de cinco pasos: 1) Estructura (antecedentes, estructura de información parlamentaria, normativa, jurisprudencia, etc.), 2) Fuentes de información (prioritarias y complementarias), 3) Tareas, 4) Elaboración física, 5) Síntesis informativa.

Limitaciones Legales al Acceso a la Información

La legislación española establece limitaciones al acceso de los ciudadanos a la información y documentación de las administraciones públicas. Algunas de las normas relevantes son:

• Constitución Española
• Reglamento del Congreso de los Diputados del 10 de febrero de 1982
• Ley 7/1985 reguladora de las bases del régimen local (artículos 69 y 77)
• Ley 19/2013 de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno