Introducción a las Bases de Datos Relacionales y su Gestión con Access

¿Qué es una Base de Datos?

Una base de datos es un soporte estructurado de datos que nos permite almacenarlos y procesarlos de manera rápida, segura y eficaz. Una base de datos está formada por campos, registros y archivos. Podemos definir:

• Campo: Cada uno de los elementos que componen un registro, por ejemplo, nombre, apellidos, domicilio, población y teléfono.
• Registro: Un conjunto de campos relacionados entre sí, por ejemplo, los datos personales pertenecientes a un socio de un videoclub.
• Archivo: Está formado por la unión de varios registros.

¿Qué es una Base de Datos Relacional?

El uso de bases de datos relacionales es útil cuando varios registros de una base de datos tienen relación con un mismo registro de otra base de datos. Una forma sencilla e intuitiva de estructurar los datos es mediante tablas, es decir, organizados en filas y columnas. El modelo relacional utiliza la estructura de tabla para organizar los datos. En la terminología relacional:

• Cada fila es un registro. Un registro almacena toda la información relativa a un elemento (un producto, un empleado).
• Cada columna es un campo. Un campo almacena una categoría o tipo de información (nombre del producto, teléfono del empleado).

Para que una tabla forme parte del modelo relacional debe cumplir las siguientes condiciones:

• El tipo de registro debe ser único, es decir, todos los registros deben tener los mismos campos.
• Cada registro debe ser único, no pudiendo existir dos registros iguales.
• Cada campo debe estar identificado por un nombre específico (nombre, apellidos...).
• Todos los valores de una columna deben pertenecer a la misma categoría.

Para identificar un registro concreto en el modelo relacional se utiliza la clave principal.

Una clave principal es un campo de la tabla que identifica inequívocamente un registro, no pudiendo existir dos registros con la misma clave principal. Por ejemplo, un campo en el que se introduzcan apellidos o nombres no se puede utilizar como clave, ya que seguramente habrá algún registro en el que se repitan.

¿Qué es Access?

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales (SGBDR) que permite almacenar y recuperar la información (de acuerdo con las relaciones que se hayan establecido) en las tablas de una base de datos. Con Access podemos realizar las siguientes tareas:

• Realizar consultas: La utilidad de las consultas radica en poder seleccionar todos los registros de una base de datos que cumplen unas condiciones determinadas.
• Construir formularios de entrada y de salida: Los formularios son muy útiles al introducir o mostrar los datos de un registro determinado, de modo que la información perteneciente a un registro se vea de una forma clara y concisa.
• Construir informes: Un informe se utiliza para presentar en una hoja impresa los datos relativos a un conjunto de registros.

Crear una Base de Datos en Access

1. Ir a Archivo > Nueva base de datos.
2. Seleccionar la unidad y la carpeta donde se quiere guardar la base de datos.
3. Asignar un nombre a la base de datos en el cuadro "Nombre de archivo".
4. Hacer clic en Crear.