Lenguaje 01

1. Membrete
Es la identificación de la empresa o institución que envía la carta. Los datos que se incluyen son: logotipo de la empresa (o simplemente el nombre), dirección completa (con comuna), teléfonos, fax, sitio web, e-mail, casilla, código postal y otros (si existieran).

En la actualidad, no sólo se entregan estos datos con un afán informativo, sino que también se les saca provecho visualmente; es decir, no basta con poner los datos, hay que mostrarlos de una forma visual atractiva para que causen una sensación agradable en el receptor. Por esto, muchas veces se deja sólo el logotipo de la empresa en la parte superior de la hoja y los demás datos se ubican al pie de la misma.
2. Lugar y Fecha de Emisión
Se presenta del centro de la hoja hacia la derecha.
Por ejemplo:
Santiago, marzo 4 de 2001

Normalmente se ubica primero el mes y luego el día para evitar la repetición de la preposición "de", lo que constituiría una cacofonía.
3. Dirección Interior (la exterior va en el sobre)
Es la identificación de la persona (ojalá no sólo de la empresa) que recibirá la carta.
Cada dato se ubica en una línea distinta:

Señor (Señora o Señorita, según corresponda, nunca abreviado)
Roberto Lafontaine I. (nombre del receptor)
Director (cargo)
Sede Plaza Vespucio (sucursal o sección de la empresa)
DuocUC (nombre de la empresa)
Dieciocho N^o 102 (dirección, sólo si se envía por correo)
Santiago (comuna, sólo si se envía por correo)
Presente (si es por fax, por mano o con algún método que nos asegure la recepción del documento)

La calle con su número y la comuna o "presente" son excluyentes entre sí, ya que se refieren al medio que usaremos para que la carta llegue al receptor.
4. Atención
Su objetivo es la identificación de un lector ideal, pero no explícito. Debe ser formal.
Antiguamente se usaba bastante más que hoy, ya que era más complicado obtener el nombre preciso de la persona a quien iba dirigida la carta. En la actualidad, más vale llamar por teléfono para conseguir este dato.

Siempre la palabra "atención" va abreviada: At.:

At.: Sr. Marco Montiel G.

5. Referencia
Se escribe frente a la dirección interna al lado derecho y debajo de la atención (si hubiera).
Es el resumen de la carta de dos o tres palabras y sirve para que el receptor sepa de qué trata el documento antes de leerlo, lo que facilitará su comprensión; por esto, tal como no recomendábamos el uso de la atención, sí sugerimos usar siempre la referencia.
Siempre se redacta en tercera persona (o con sustantivos) y va abreviada: Ref.:

ref.: Ofrece sistema de aseo

7. Texto (o Cuerpo de la carta)
Obviamente, esta es la parte más importante de toda la carta: no logramos nada con presentar estupendas direcciones interiores y referencias si el texto es confuso o incompleto.Aquí es donde debemos aplicar con mayor detención todas las características del estilo.
Normalmente, dada su extensión, se divide en tres párrafos que corresponden a:
1. Una Introducción: Para que emisor y receptor sepan claramente qué tema están tratando.
2. Desarrollo:Es donde presentamos la información que da la razón de existir a esta carta, lo central, lo más importante, aquello que resumimos en la Referencia.
3. Conclusión:El Cierre del mensaje, que muchas veces implica algún compromiso pendiente.En ocasiones, aquí podemos incluir la despedida

8. Despedida:
También debe ser actual y nunca se debe presentar abreviada.
Debemos evitar los adverbios solos ("atentamente", "cordialmente"), ya que por definición dan características de un verbo (que en este caso no está).
En muchas ocasiones, lleva una "," al final, ya que gramaticalmente la oración concluirá con el sujeto que viene presentando después (en el pie de firma).

Lo saluda atentamente,
9. Pie de Firma
Es la identificación de la persona que envía la carta.
Se presentan dos datos:
El nombre y el cargo (en líneas distintas) y es necesario dejar el espacio suficiente para que la persona incluya su firma manuscrita sin que quede sobre las letras.
No es necesario repetir el nombre de la empresa, que ya quedó claro en el membrete.

JORGE CAMPOS A.
Administrador
10. Iniciales de Responsabilidad
Se escriben las iniciales de la persona que firma en mayúscula, luego se coloca barra ( / ) y en minúsculas las iniciales de la persona que digitó.
Se escribe sólo en el caso de que participe más de una persona en la preparación de la carta; si es una sola, es evidente que es la única responsable.
Actualmente, en muchos casos la Secretaria incluye solamente sus iniciales, ya que resulta obvio que su jefe también es responsable, dado que él firma la carta.

JLC/mtb

11. Adjuntos o Inclusos

Es una lista de los elementos que acompañan a la carta.
Se encabeza esta lista con la abreviatura de Adjuntos (Adj.) o de incluso (Incl.) según elija quien redacta, porque son absolutamente equivalentes.

Adj.: Lista de Precios
Incl.: Lista de Precios

12. Copias
Se escribe una lista de todas las personas ( o instrumentos )que recibirán una copia de esta carta.
Siempre se encabeza con abreviatura c.c. ( con copia )

c.c.: Gerencia de Finanzas
c.c.: Gerencia de Personal
Listo.

Estos son los elementos que componen cualquier carta de tipo comercial y deberemos adaptarlos a las necesidades de cada documento y al estilo de cada empresa.