Libros contables obligatorios y facultativos en la contabilidad empresarial

Libros Obligatorios y Facultativos

El Código de Comercio (CCo) establece que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Se impone a todos los empresarios la obligación de llevar ciertos libros y se permite que cualquier empresario pueda llevar además los que estime convenientes (libros facultativos).

Libros Obligatorios

1. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (artículo 28.1 CCo): Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirá también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
2. Libro Diario (artículo 28.2 CCo): Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.
3. Otros Libros de Llevanza Obligatoria: Existen otros libros de llevanza obligatoria, exclusivos de determinadas personas jurídicas y que no hacen referencia a la obligación de contabilidad. Se trata de los siguientes:
   1. Libro de Actas: Será llevado por las sociedades mercantiles y en él se transcribirán todos los acuerdos tomados por las juntas o asambleas generales y especiales de socios y por los demás órganos colegiados de la sociedad.
   2. Libro Registro de Acciones Nominativas: Deberán llevarlo las sociedades anónimas y las comanditarias por acciones cuando representen sus acciones por medio de títulos nominativos.
   3. Libro Registro de Socios: Deben llevarlo todas las sociedades de responsabilidad limitada.

Requisitos de Llevanza de los Libros

Requisitos Extrínsecos

Los libros del empresario, tanto los contables como los restantes, deben ser legalizados (artículo 27.1 CCo).

Requisitos Intrínsecos

Todos los libros y documentos contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco... (artículo 29 CCo). Deberán salvarse a continuación los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables.

No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley o a la práctica mercantil.

Obligación de Conservación (artículo 30 CCo)

Los empresarios están obligados a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber al que se refiere el párrafo anterior y, si hubiese fallecido, recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a esta conservación, aunque pueden optar por depositar en el Registro Mercantil los libros y otros documentos relevantes de la sociedad durante el plazo de 6 años tras la cancelación registral. En tal caso, se hará constar en la escritura los libros depositados y el registrador deberá conservarlos durante 6 años a contar desde la fecha del asiento de cancelación. En caso de que estos libros fueran inexistentes, se manifestará así en el Registro.

La finalidad de esta obligación es que, en caso de necesidad, se pueda comprobar la situación patrimonial del empresario, por ello se dispone este plazo prudencial, en previsión de divergencias sobre hechos acontecidos en el pasado.