Logística y Producción Técnica de Eventos: Selección de Recintos y Control de Acceso
Planificación y Logística de Eventos Corporativos
Características Clave de la Estructura del Programa
La definición de la estructura del programa debe considerar los siguientes aspectos logísticos:
- Si se van a celebrar reuniones simultáneas que requieran salas diferentes.
- Si se necesita un auditorio para charlas magistrales o reuniones plenarias.
- Si se va a montar una exposición comercial.
- Si se necesitan diversas salas para llevar a cabo varios grupos de trabajo.
- Si se necesitan espacios de exposición no comercial.
Riesgos y Problemas Potenciales Durante el Desarrollo
Es crucial prever y gestionar los siguientes problemas técnicos y logísticos que pueden surgir:
- Fallas en la instalación eléctrica.
- Conexiones a internet inestables o insuficientes.
- Necesidad de medidas de seguridad modernas.
- Características arquitectónicas determinadas que puedan afectar en gran medida a la imagen del evento.
Tipos de Recintos para la Celebración de Eventos
Palacios de Congresos o Centros de Convenciones
Son los recintos más utilizados para grandes congresos debido a su aforo y a la posibilidad de albergar a una gran cantidad de participantes en un único espacio (un auditorio). Inconveniente: el precio suele ser elevado.
Recintos Feriales
Cuentan con grandes espacios para exposiciones y cualquier evento ferial, además de todos los servicios necesarios para su celebración. Suelen estar situados en lugares estratégicos en las ciudades, ofreciendo facilidad para el acceso y la posibilidad del uso del transporte público.
Desventajas: El servicio de catering puede ser más caro que en un congreso tradicional y suele haber menos opciones personalizables.
Hoteles
Son los recintos óptimos para eventos de pequeño tamaño, ya que los participantes se pueden alojar en el propio lugar de celebración. Esto implica un abaratamiento en los costes de transporte, pero puede crear un ambiente ligeramente claustrofóbico al no producirse cambios de ubicación.
Pabellón
Es básicamente un espacio multiusos en el que se montan y organizan los stands. En algunos recintos, el pabellón está equipado con servicios adicionales como consigna o guardarropa, una cafetería o restaurante, y aseos públicos.
Aspectos Técnicos y de Producción
Ventajas de la Realización Audiovisual Profesional
Una producción audiovisual de calidad aporta beneficios directos:
- Mejora significativa en la difusión del evento.
- Mejora en la ejecución y profesionalidad de los actos.
Definición de Producción Técnica de Eventos
La producción técnica de eventos engloba la coordinación de equipos humanos y los recursos técnicos necesarios para la realización de un acto. Este proceso conlleva un control exhaustivo en las áreas:
- Logística
- Humana
- Técnica
- Financiera
- De contenidos
Detalles Cruciales del Control de Acceso
La organización del acceso requiere la implementación de varios sistemas de control:
- Control de invitaciones.
- Validación electrónica de entradas.
- Acreditaciones.
- Pulseras de control.
- El control de seguridad general.
Marco Regulatorio y Normativa (PGOU)
Los Planes Generales de Ordenación Urbana (PGOU) o las Normas Subsidiarias son las fuentes habituales de regulación. Sin embargo, estas normativas a veces pueden estar obsoletas, por lo que el contacto directo con las responsables municipales o regionales suele ser fundamental para asegurar el cumplimiento legal del evento.