Manual de Comunicación Empresarial: Normas y Documentación Profesional

La Carta Comercial: Comunicación por Excelencia

La carta comercial es la forma de comunicación por excelencia en el ámbito empresarial. Para una redacción efectiva, debemos seguir ciertas normas fundamentales:

• Cuidar el formato: papel, puntos y aparte, y márgenes adecuados.
• Exponer el contenido de forma correcta, clara y concisa.
• Evitar faltas de ortografía.
• Utilizar el vocabulario adecuado y demostrar dominio del idioma.

Relaciones Comerciales

Las cartas comerciales suelen tratar temas como:

• Inicio de relaciones: petición de catálogos, precios y condiciones de venta.
• Acciones previas al pedido: gestiones tanto del comprador como del vendedor.
• Gestión operativa: pedidos y pagos una vez establecidas las relaciones.

Cartas Circulares y Estructura

Las cartas circulares se dirigen a un gran número de destinatarios, ya sea fuera de la empresa (anuncios, ventas) o dentro de la misma (comunicados al personal). Toda carta comercial debe contar con:

• Encabezamiento
• Cuerpo
• Despedida
• Firma

Documentación y Comunicación Interna

• Saluda: Comunicación breve utilizada por cargos que deben saludar a otros de forma protocolaria.
• Informe: Conjunto de hechos, datos y circunstancias ordenados para permitir una rápida comprensión y valoración.
• Notas interiores: Comunicaciones dentro del ámbito de la empresa entre departamentos o personas.
• Citación: Comunicación breve para convocar a los miembros de una sociedad a una reunión o asamblea, indicando día, hora y lugar.
• Acta: Documento de régimen interior que da fe de lo sucedido en una reunión.
• Certificado: Comunicación mediante la cual se da fe de la veracidad de un hecho.

Documentos Administrativos y Oficiales

• Instancia: Solicitud dirigida a una autoridad competente. Normas: tamaño folio, redactada en tercera persona, centrada, breve, respetuosa y con la fecha escrita en letra. Partes: encabezamiento, cuerpo, solicitud y pie.
• Declaración: Comunicación por la cual un particular manifiesta a la Administración la existencia de ciertos hechos.
• Currículum vitae: Historial que relaciona los datos de una persona. Existen diversos modelos según el puesto de trabajo, la preparación académica y la experiencia profesional.
• Oficio: Escrito utilizado por organismos públicos para comunicarse con personas, empresas u otras entidades.

Gestión de Correspondencia

Registro de Entrada

Al recibir correspondencia, solo se registrarán y archivarán aquellas comunicaciones que guarden relación con la actividad de la empresa o que aporten información relevante. A cada documento se le asigna un número y se anota en el libro de registro de entrada de correspondencia.

Correspondencia Interna

En las grandes y medianas empresas, además de los registros de entrada y salida, se lleva un control específico para las comunicaciones internas.