Manual de Redacción y Estructura de Documentos Comerciales

Correspondencia comercial

Conjunto de comunicaciones escritas entre empresas o con clientes para informar, pedir productos, confirmar pedidos o reclamar.

Carta comercial

Documento que utilizan las empresas para comunicarse con otras empresas o personas.

Partes de la carta

• Encabezamiento: Datos iniciales de la carta. Incluye:
  • Membrete: Datos de la empresa que envía la carta.
  • Destinatario: Persona o empresa que recibe la carta.
  • Referencias: Datos o códigos para identificar el documento.
  • Asunto: Motivo de la carta en una frase corta.
  • Fecha: Día y lugar en que se escribe la carta.
  • Saludo: Fórmula de cortesía para empezar.
• Cuerpo: Parte central donde se explica el mensaje. Se divide en:
  • Introducción
  • Desarrollo
  • Conclusión
• Cierre: Incluye:
  • Despedida: Fórmula de cortesía final.
  • Firma: Nombre, firma y cargo de quien envía la carta.
  • Anexos: Documentos que se envían junto a la carta.
  • Posdata (P.D.): Información añadida al final.

Tipos de cartas comerciales

• Carta de presentación: Se usa para presentar una empresa, producto o servicio.
• Carta de pedido: Se utiliza para solicitar productos o servicios a otra empresa.
• Carta de confirmación de pedido: El proveedor confirma que ha recibido el pedido.
• Carta de envío de documentos o productos: Sirve para informar de que se han enviado documentos o mercancía.
• Carta de reclamación: Se usa para reclamar un problema en una relación comercial.

Otros documentos

• Saluda: Documento de cortesía entre empresas o instituciones para comunicar felicitaciones, agradecimientos, noticias o invitaciones.
• Informe: Documento que recoge, analiza y valora información sobre un tema para informar a clientes o superiores.
  • Partes del informe:
    • Título: Objetivo del informe y quién lo redacta.
    • Introducción: Objetivos del informe.
    • Desarrollo: Explicación del tema (puede incluir gráficos, estadísticas…).
    • Conclusiones y recomendaciones: Análisis e interpretación de los datos.
    • Anexos: Información adicional (bibliografía, informes anteriores…).
• Certificado: Documento que acredita oficialmente un hecho. Ejemplos:
  • Experiencia profesional
  • Asistencia a cursos
  • Resultados académicos
• Solicitud (instancia): Documento escrito dirigido a una administración pública o autoridad para pedir algo basado en un derecho o interés.
• Declaración responsable: Documento en el que una persona declara bajo su responsabilidad que cumple los requisitos legales y tiene la documentación que lo acredita.