Manuales Administrativos: Limitaciones y Beneficios como Herramienta Organizacional

Limitaciones de los Manuales

• No son la solución para todos los problemas administrativos.
• Pierden vigencia rápidamente si no se actualizan constantemente.
• Solo incluyen aspectos formales de la organización, ignorando los informales que son cruciales.
• Algunas empresas las consideran innecesarias para asuntos conocidos por todos.
• Pueden ser costosos, limitantes y laboriosos de preparar y mantener.
• Existe el temor de que conduzcan a una reglamentación estricta y rigidez.

Manuales de Organización como Herramienta Clave

Los manuales administrativos son registros escritos de información que guían a los empleados, brindan ventajas en la capacitación y sirven para cada función o área de la empresa.

Según Terry (1993),"Son registros escritos de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empres".

Su uso se remonta a la Segunda Guerra Mundial, cuando se utilizaron para instruir a soldados no capacitados en estrategias de guerra.

Los manuales apoyan el funcionamiento de la institución, proporcionando información detallada sobre bases jurídicas, atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, autoridad, responsabilidad, funciones y actividades.

Antecedentes

• Los primeros manuales administrativos fueron circulares, memorandos e instrucciones internas que establecían formas de operar.
• Estos modelos iniciales tenían defectos técnicos, pero fueron útiles para capacitar a nuevos empleados.
• Con el tiempo, los manuales se adaptaron a las necesidades de las empresas, volviéndose más concisos, claros y prácticos.

Clasificación de Manuales Administrativos

Manual de Historia

Proporciona información histórica sobre la organización, incluyendo sus comienzos, crecimiento, logros y posición actual.

Manual de Organización

Documento normativo que describe la estructura orgánica de la empresa y define las funciones de cada área.

Se divide en dos tipos:

• Manual General de la Organización: Refleja la estructura orgánica desde el primer nivel.
• Manual Específico de la Organización: Describe las funciones y responsabilidades de un área específica. Sus apartados incluyen portada, índice, presentación, antecedentes, marco jurídico, atribuciones, estructura orgánica, descripción de puestos, directorio y firmas de autorización.