Manuales administrativos: tipos, limitaciones y beneficios como herramienta organizacional

Resumen

El texto explica qué son los manuales administrativos, registros escritos que orientan a los empleados y apoyan el funcionamiento de una institución. Describe su origen, su evolución y la clasificación en manuales de historia y de organización, incluyendo los generales y específicos. También resume las principales limitaciones de estos documentos, como su rápida pérdida de vigencia y el riesgo de rigidez.

Puntos clave

Los manuales administrativos son registros escritos de información e instrucciones que guían a los empleados y sirven para cada función o área de la empresa.
Su uso se remonta a la Segunda Guerra Mundial, cuando se usaron para instruir a soldados no capacitados.
Un manual de historia informa sobre el origen, crecimiento, logros y posición actual de la organización.
Un manual de organización describe la estructura orgánica de la empresa y define las funciones de cada área.
El manual general refleja la estructura desde el primer nivel; el específico describe funciones y responsabilidades de un área concreta.
Sus limitaciones incluyen la pérdida de vigencia sin actualización, la omisión de aspectos informales y el riesgo de rigidez.

Ponte a prueba

Limitaciones de los Manuales

No son la solución para todos los problemas administrativos.
Pierden vigencia rápidamente si no se actualizan constantemente.
Solo incluyen aspectos formales de la organización, ignorando los informales que son cruciales.
Algunas empresas las consideran innecesarias para asuntos conocidos por todos.
Pueden ser costosos, limitantes y laboriosos de preparar y mantener.
Existe el temor de que conduzcan a una reglamentación estricta y rigidez.

Manuales de Organización como Herramienta Clave

Los manuales administrativos son registros escritos de información que guían a los empleados, brindan ventajas en la capacitación y sirven para cada función o área de la empresa.

Según Terry (1993),"Son registros escritos de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empres".

Su uso se remonta a la Segunda Guerra Mundial, cuando se utilizaron para instruir a soldados no capacitados en estrategias de guerra.

Los manuales apoyan el funcionamiento de la institución, proporcionando información detallada sobre bases jurídicas, atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, autoridad, responsabilidad, funciones y actividades.

Antecedentes

Los primeros manuales administrativos fueron circulares, memorandos e instrucciones internas que establecían formas de operar.
Estos modelos iniciales tenían defectos técnicos, pero fueron útiles para capacitar a nuevos empleados.
Con el tiempo, los manuales se adaptaron a las necesidades de las empresas, volviéndose más concisos, claros y prácticos.

Clasificación de Manuales Administrativos

Manual de Historia

Proporciona información histórica sobre la organización, incluyendo sus comienzos, crecimiento, logros y posición actual.

Manual de Organización

Documento normativo que describe la estructura orgánica de la empresa y define las funciones de cada área.

Se divide en dos tipos:

Manual General de la Organización: Refleja la estructura orgánica desde el primer nivel.
Manual Específico de la Organización: Describe las funciones y responsabilidades de un área específica. Sus apartados incluyen portada, índice, presentación, antecedentes, marco jurídico, atribuciones, estructura orgánica, descripción de puestos, directorio y firmas de autorización.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un manual administrativo?

Es un registro escrito de información e instrucciones que concierne al empleado y puede orientar sus esfuerzos dentro de la empresa. Brinda ventajas en la capacitación y sirve para cada función o área.

¿Cuál es la diferencia entre el manual general y el específico de organización?

El manual general de la organización refleja la estructura orgánica desde el primer nivel. El manual específico describe las funciones y responsabilidades de un área concreta.

¿Cuáles son las limitaciones de los manuales administrativos?

No resuelven todos los problemas, pierden vigencia si no se actualizan, ignoran los aspectos informales y pueden ser costosos y laboriosos. También existe el temor de que generen rigidez.