Metodología para la Gestión y Rediseño de Procesos de Negocio

Capítulo 8: Etapas de un Proyecto de Gestión de Procesos

Las fases fundamentales para el desarrollo de un proyecto de gestión son:

• Selección del ámbito de trabajo: Definición del área específica o proceso a intervenir.
• Descripción del ámbito de trabajo y ubicación del entorno: Contextualización del espacio de acción.
• Objetivos del proyecto: Definición clara de qué se quiere lograr.
• Conformación del equipo de trabajo: Asignación de roles y responsabilidades.
• Anticipación: Estrategias de comunicación y difusión de los pasos anteriores.
• Identificación de procesos: Elaboración del mapa de procesos.
• Evaluación de los procesos: Definición de factores de decisión, asignación de peso a cada factor y evaluación de cada proceso en una escala del 1 al 5.
• Entregables de acción rápida: Generación de evidencias tangibles de cambio.
• Restricciones al proyecto de rediseño: Identificación de limitaciones.
• Etapas del proyecto: Fase donde se profundiza en la solución.
• El plan de proyecto: Elaboración de un plan detallado con todos los antecedentes recopilados.

Capítulo 9: Concepción de los Objetivos

Identificar las variables críticas del proceso

Es fundamental determinar los puntos neurálgicos que afectan el rendimiento.

Indicadores de desempeño del proceso

• Calidad: Del producto y del proceso.
• Servicio al cliente: Nivel de satisfacción y respuesta.
• Costos de proceso: Eficiencia financiera.
• Carta de tiempos: Registro detallado de los tiempos de las actividades del proceso.

Metodologías de mejora

• Aplicar la técnica de visionar: Proyectar el estado ideal del proceso.
• Enfoque al problema: Interpretación correcta de los síntomas detectados.
• Enunciar objetivos de cambio: Establecimiento de objetivos factibles y medibles.

Capítulo 10: Factibilidad

¿Qué es la solución?

Se define como un programa de acción para la resolución de problemas, caracterizado por:

• Sistema solución y periodo determinado.
• Trabajo creativo y soluciones positivas.
• Programa de acción estructurado.

Aplicación de la creatividad

El modelo de negocio: Se consideran dos líneas de trabajo tecnológico:

1. Tecnología de información básica.
2. Alta tecnología focalizada.

"Evitar andar con un martillo en la mano": Es vital el replanteamiento constante para no forzar soluciones predeterminadas.

Elementos clave de la solución

• Restricciones de la solución: Límites operativos y técnicos.
• Las mejores prácticas: Estándares de excelencia en el sector.
• Benchmarking: Comparativa con líderes del mercado.
• Decisión autorizada: Validación por parte de los niveles directivos.

Capítulo 12: Diseño Detallado en Ámbitos Especializados

Componentes del diseño

Incluye el flujo de proceso con encargados y recursos, planes de capacitaciones, adecuación del ambiente físico y red de comunicación, entre otros.

Trabajo en conjunto con los especialistas

Colaboración interdisciplinaria para asegurar la viabilidad técnica.

Características del buen diseño

• Intuición y simplicidad.
• Orientación al cliente.
• Totalidad y generalización.

Calidad de la información

• Validaciones rigurosas.
• Almacenamiento sin redundancia.
• Ingreso de datos por única vez.

Capítulo 11: Análisis Integral de la Solución

Supuestos

Indicar aquellas premisas cuya veracidad se asume para el desarrollo del proyecto.

Plantear requerimientos

Para cada elemento (personas, procesos, estructura organizacional y tecnología) debe existir un plan y una descripción detallada.

Flujograma de Información (FI)

Describe y representa una guía de las actividades para entender mejor los procesos. Está compuesto por:

• Unidades organizacionales.
• Actividades.
• Datos.

Resultados del FI: Permite identificar al cliente del proceso, al responsable del mismo y las variables críticas.

Diseño de formularios

• Numeración y facilidad de uso.
• Orientación al cliente.
• Cantidad de información requerida optimizada.
• Normalización, estandarización y posición de datos interactiva.

Capítulo 13: Implementación

Implementar

Consiste en llevar a la realidad el diseño creado previamente.

Negociar los compromisos

Llevar a la práctica los planes mediante acuerdos con los involucrados.

Instalación piloto

Comenzar a operar el proceso rediseñado en carácter de prueba para ajustes finales.

Recomendaciones para la implementación

• Resultados tempranos: Mostrar logros pronto para mantener el entusiasmo.
• Comunicación constante: Mantener informados a todos los actores.
• Flexibilidad: Capacidad de adaptación ante imprevistos.
• Disponibilidad: Asegurar el compromiso de tiempo de los integrantes del equipo.