Métodos de Clasificación Documental: Alfanumérico, Cronológico y Geográfico

Desventajas de Sistemas Basados en Números Clave

Los sistemas que dependen exclusivamente de un número clave presentan las siguientes limitaciones:

• Dificultad de Localización: Si se desconoce el número clave de un documento, su localización resulta extremadamente difícil.
• Necesidad de Índices Auxiliares: Este sistema obliga a mantener índices o fichas adicionales a la propia documentación para evitar el efecto descrito anteriormente.
• Rigidez para Inserciones: No permite intercalar nuevos documentos fácilmente.
• Adaptabilidad Limitada: No todos los documentos se adaptan de manera óptima a este sistema.

Método Alfanumérico

Descripción del Sistema Mixto

El método alfanumérico es un sistema mixto que se compone de letras y números. Permite una gran cantidad de variantes, tales como:

• Letras seguidas de números.
• Números seguidos de letras.
• Una sola letra y varios números.
• Varias letras y varios números.

Es fundamental llevar paralelamente unas fechas o índices de referencia para su correcta gestión.

Criterios de Ordenación Alfanumérica

El método de ordenación a seguir varía en función de la estructura alfanumérica:

• Compuestas por letras y números: El primer criterio es el alfanumérico y el segundo es el numérico.
• Aparece primero el número y luego letras: El primer criterio es ordenar numéricamente y el segundo es alfabéticamente.

Ventajas e Inconvenientes del Método Alfanumérico

El principal inconveniente de este sistema es que no es tan sencillo como el basado únicamente en números.

Criterio Cronológico

Forma de Clasificar

El elemento base de la ordenación es la fecha de los documentos. La secuencia de ordenación sigue el siguiente orden:

1. Año.
2. Mes.
3. Día.

Este orden puede ser ascendente o descendente. Se emplea frecuentemente en combinación con el criterio alfabético o el numérico. Una variante común es la clasificación numérico-cronológica, basada en claves compuestas por el número de expediente y el año correspondiente.

Ventajas del Criterio Cronológico

Este método ofrece beneficios significativos en términos de simplicidad y flexibilidad:

1. Sencillez y rapidez en la aplicación.
2. No es un sistema cerrado, permitiendo la ampliación e inserción de nuevos documentos sin alterar el orden establecido.
3. No requiere la utilización de índices ni fechas auxiliares complejas.

Desventajas del Criterio Cronológico

• Dependencia de la Fecha: Es imprescindible conocer la fecha del documento que se busca.
• Necesidad de Testigos: Cuando se extrae documentación, es obligatorio dejar un testigo en el lugar correspondiente; de lo contrario, no se sabrá qué documentación falta.

Sistema Geográfico

Forma de Clasificación

La documentación se ordena de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma. Este es un sistema compuesto, ya que implica varias clasificaciones sucesivas:

1. País.
2. Región o zona geográfica.
3. Comunidad, etc.

Dentro de cada uno de estos grupos, la ordenación sigue el criterio alfabético. Se debe tener en cuenta que la capital de cada provincia siempre encabeza su grupo y se coloca por delante del resto de las poblaciones.