Obligaciones Documentales y Contables en la Empresa: Normativa Vigente

Libros exigidos por la normativa tributaria

Los empresarios o profesionales que sean sujetos pasivos del IVA deberán llevar:

• Libro de Registro de Facturas Emitidas
• Libro de Registro de Facturas Recibidas
• Libro de Registro de Bienes de Inversión
• Libro de Registro de Determinadas Operaciones Intracomunitarias

Libros exigidos por la normativa laboral

Es obligatorio disponer de un Libro de Visitas en cada centro de trabajo. Este libro sirve para que, cuando la Inspección de Trabajo visite la empresa, anote en él las diligencias oportunas.

Escrituras públicas

Determinados actos jurídicos han de quedar registrados para poder ser consultados en el Registro Mercantil (RM). Como se emiten en documento privado, se deben llevar al notario, quien, a partir de estos, redactará un documento público. Esto es lo que se llama elevación a público de documentos.

La elevación a público de los acuerdos de la junta o asamblea general o especial, y de los acuerdos de los órganos colegiados de administración, podrá realizarse tomando como base el Libro de Actas. La elevación a instrumento público de los acuerdos sociales corresponde a la persona que tenga facultad para certificarlos.

Cuentas anuales

Tienen por objetivo suministrar información que muestre la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Estas incluyen:

• Balance
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Estado de cambios en el patrimonio neto
• Estado de flujos de efectivo
• Memoria

Depósito de cuentas

Para el depósito de las cuentas se requiere:

• Solicitud firmada por el presentante.
• Certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas.
• Un ejemplar de las cuentas anuales.
• Un ejemplar del informe de gestión.
• Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas.

Conservación de la documentación

• Código de Comercio: Se conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, ordenados, durante 6 años.
• Ley General Tributaria: Prescribirán a los 4 años los derechos de la Administración para determinar la deuda tributaria y para exigir el pago de deudas. A efectos del IVA, las facturas o documentos sustitutivos deben también conservarse durante 4 años.
• Ley del Impuesto de Sociedades: 15 años inmediatos y sucesivos.
• Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social: Conservarse durante 4 años.