La Oficina Moderna: Funciones, Roles y Habilidades Esenciales

La oficina es el local diseñado para realizar trabajos de tipo administrativo; se le considera el centro nervioso de la empresa por cuanto es el sitio donde se procesa la información con el propósito de obtener los datos que la administración necesita para la toma de decisiones. Está constituida por dos componentes: el factor humano y la dotación.

El Rol del Profesional de Oficina

La oficina está a cargo de un profesional especialista en la administración de la información. Entre sus actividades correspondientes están:

• Determinar cuál es la información que se debe hacer circular, dónde, cuándo y a quién.
• Decidir sobre el tipo de procedimientos que se va a utilizar.
• Implantar y mantener una organización eficaz para los datos.
• Implantar y mantener una organización eficaz en la oficina.
• Estimular al personal de la oficina.
• Control, medición y evaluación del trabajo informativo.

Competencias Clave del Oficinista

La composición del trabajo de oficina varía de una empresa a otra, dependiendo de su tipo, de su tamaño y del trabajo que implique. En una oficina pequeña, un solo empleado puede realizar varias funciones, pero en una oficina grande, el trabajo tiende a ser más especializado. Un oficinista realiza estas actividades:

• Competencias en el manejo de correspondencia.
• Competencias en el manejo de la computadora.
• Competencias en el manejo de máquinas de oficina.
• Competencias de archivo.
• Competencias de contabilidad.
• Otras competencias generales de oficina.

Comportamientos Esenciales en la Oficina

Hay empresas en las que la competitividad es tan alta que este tipo de ambiente es difícil de conseguir. Sin embargo, vamos a tratar de dar algunas pautas básicas de comportamiento para ayudar a crear este "ambiente ideal":

• Debemos ser abiertos y receptivos.
• Evitar discusiones y riñas.
• Incidencias.
• Compartir.
• Colaboración.
• Respetar las normas y costumbres.
• Relaciones laborales.
• Movimientos de personal.
• Críticas y sugerencias.
• Honestidad.
• Educación y respeto.

Cualidades de la Secretaria u Oficinista Competente

Esta debe ser amable, agradable, amigable, imparcial, atenta, cooperadora, humilde, con tolerancia y consideración, leal, sensible, animosa, honesta, con dominio de sí misma, flexible y adaptable, diplomática y observadora de la etiqueta, con buena apariencia, puntual, disponible para capacitar a otra persona con el fin de que tome su lugar, dotada del sentido del humor, entusiasta y responsable.