Optimización del Departamento de Compras: Estrategias y Ciclo Completo

Objetivos de la Función de Compras

El departamento de compras es el responsable de las siguientes tareas:

• Recibir las solicitudes de los materiales necesarios.
• Buscar los proveedores adecuados.
• Realizar las gestiones oportunas para que los materiales lleguen a los inventarios de la empresa.

Para alcanzar estos objetivos, se deben cumplir los siguientes requisitos:

• La calidad de los materiales debe ser la adecuada para los fines a los que se destinan.
• El plazo de recepción de los materiales debe ser el oportuno, para que estén disponibles cuando se necesiten.
• Se debe buscar la mejor relación calidad-precio que exista en el mercado.

Requisitos para Valorar la Función del Departamento de Compras

• La atención dispensada por los proveedores.
• Las facilidades otorgadas en el pago.
• El sistema de transporte empleado.

Además, el departamento de compras debe:

• Analizar las tendencias del mercado (anticiparse).
• Buscar soluciones para mejorar los costes.

El Ciclo de Compras

El ciclo de compras varía ligeramente dependiendo del tipo de empresa:

• Empresas Industriales: Es necesario nivelar al máximo la relación calidad-precio.
• Empresas Comerciales: Es esencial el coste de los productos, dada la fuerte competencia que existe entre ellas.
• Empresas de Servicios: La satisfacción de las necesidades de los clientes aparece como principal variable a tener en cuenta.

Operaciones Internas y Externas en el Ciclo de Compras

El ciclo de compras se puede dividir en operaciones internas y externas:

• Operaciones internas:
  • Análisis de necesidades.
  • Recepción de boletines de solicitud.
  • Selección del proveedor.
  • Realización del pedido.
  • Recepción y verificación del pedido.
  • Recepción y comprobación de la factura.
• Operaciones externas:
  • Análisis de las ofertas del mercado.
  • Seguimiento de oferta y pedido.
  • Pago.

Consideraciones según el Tipo de Suministrador

La selección y evaluación de proveedores también depende de su naturaleza:

• Si los suministradores son industriales: Se debe considerar la asistencia técnica, el adiestramiento que proporciona el proveedor, los costes, la calidad del producto, los plazos de entrega y las condiciones financieras de las ofertas.
• Si los suministradores son comerciales: La calidad del producto y la prontitud en servirlo serán dos variables principales a tener en cuenta. La calidad del servicio es lo más importante.

Boletín de Compras

El boletín de compras es un documento interno generado por los usuarios de los materiales dentro de la empresa. Se dirige al departamento de aprovisionamiento para que inicie los trámites de compra de los materiales solicitados.

Una vez recibidos los boletines, se procede a:

• Agrupar los boletines por proveedores o materiales.
• Clasificarlos por distribuidores, materiales a iguales suministradores o de importación.
• Emitir las ofertas (pedidos).

Análisis de las Ofertas de Mercado

Es esencial para una buena política de compras realizar un análisis exhaustivo de las ofertas del mercado. Es importante valorar:

• Portes.
• Plazos de entrega.
• Forma de pago exigida.
• Embalaje.
• Financiación.
• Descuentos.
• Etc.

Siempre debe solicitarse una oferta al último suministrador de cada material para poder contrastar precios.