Optimización y Dinámicas para Reuniones de Equipo Productivas

Tipos de reuniones

Las reuniones se clasifican según su propósito:

• Información.
• Análisis de problemas.
• Previsión de problemas.
• Toma de decisiones.
• Planificación y control.

Fases de una reunión

1. Convocatoria.
2. Saludo y toma de contacto.
3. Planteamiento del problema.
4. Discusión de alternativas.
5. Cierre de la discusión.
6. Acta y seguimiento de los acuerdos de la sesión.

Preparación y aspectos fundamentales

En la preparación de una reunión se deben observar los siguientes aspectos: periodicidad, participantes, elección de tiempo y lugar, orden del día y presentación del tema. El estilo de dirección determinará el tipo de reunión.

Aspectos clave para el éxito

Se ha de evitar el protagonismo y la crítica ha de ser constructiva. Es fundamental la escucha activa, la repetición para precisar y reforzar argumentos, y el resumen selectivo.

Una reunión es el lugar donde el equipo puede revisar, modificar y aumentar los conocimientos de todos sus miembros.

Objetivos de las reuniones

• Que los colaboradores desarrollen ideas y puntos de vista nuevos que sirvan al jefe para la toma de decisiones.
• Fomentar la información mutua.
• Facilitar a los colaboradores una mejor comprensión de las decisiones del jefe.
• Permitir que los miembros del grupo expongan sus ideas abiertamente para evitar un mal clima social.
• Conocer a los demás miembros del equipo y verificar su identificación con los ideales y objetivos de la empresa.

El coordinador de la reunión

Características ideales: Abierto, adaptable, democrático, ordenado, sintetizador, buen informador, seguro de sí mismo, empático, sensible, colaborador y sociable.

A evitar: El coordinador debe evitar ser dogmático, descalificador, destructivo o autoritario. Existen dos tipos de coordinador: autoritario y democrático.

Gestión de problemas durante la sesión

Es común enfrentar situaciones como: silencios prolongados, aclaraciones innecesarias, cuchicheos, participantes que monopolizan la palabra, distracciones provocadas, falta de participación, actitudes disruptivas, gestos de rechazo, estancamiento en ideas, discusiones negativas, enfrentamientos personales, interrupciones constantes, cansancio, dispersión temática, inicios dificultosos o desorientación.

Test de autoevaluación

• 1. En las reuniones: se potencia la actividad profesional.
• 2. Las reuniones: tratan, facilitan y permiten conocer.
• 3. Las reuniones para tomar decisiones tienen como finalidad: buscar soluciones a problemas.
• 4. El acta de una reunión sirve para: informar, controlar y poner por escrito.
• 5. Sería conveniente convocar una reunión a las 12:30.
• 6. Un coordinador de una reunión democrático se caracteriza por: dar toda la información al equipo.
• 7. Crítica constructiva es aquella que: no se centra en la persona, es sincera y no resulta hiriente.
• 8. Al inicio de una reunión, cuando nadie habla, el director debería: volver a plantear el problema, invitando a que, sin temor, pongan de manifiesto sus opiniones.