Optimización Empresarial, Sistemas ERP, Benchmarking y Gestión de Calidad ISO

Implementación de Sistemas ERP y Gestión Organizacional

Cinco razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:

• Integración de la información financiera.
• Integración de la información de los pedidos de los clientes.
• Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación.
• Minimizar el inventario.
• Estandarización de la información de Recursos Humanos (RH).

Ventajas de los sistemas ERP:

• Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales.
• Integración entre las funciones de las aplicaciones.
• Reduce los costos de gerencia.
• Incrementa el retorno de inversión.
• Fuente de infraestructura abierta.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son la optimización de los procesos empresariales, acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos), la posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización, y la eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

La gestión organizacional es llevada a todos los ámbitos de la empresa, y se resume en un concepto macro como el apoyo en el desarrollo de prácticas y conceptos que facilitan el alineamiento de la organización desde su principio (cliente) hasta su final (registro de historial financiero contable).

Gestión organizacional - Estructura y desarrollo:

• Mercado de negocio
• Relaciones exteriores
• Documentación de gestión
• Estructura orgánica
• Identidad organizacional
• Infraestructura

Clima organizacional: Es la percepción que los miembros de una organización tienen de las características más inmediatas que les son significativas, que la describen y diferencian de otras organizaciones. Estas percepciones influyen directamente en el comportamiento organizacional.

Gestión de riesgo: ¿En qué se sustenta el éxito de un proyecto? Visiblemente en la habilidad de las organizaciones o de los grupos ejecutores de proyectos para poder obtener un producto de alta calidad, con una buena comunicación de esta calidad a los actores involucrados.

Herramientas de Control y Estrategia: Benchmarking y BSC

Benchmarking: Es una forma de determinar qué tan bien se desempeña una empresa (o una unidad de esta) comparado con otras empresas. Es el proceso continuo y sistemático de evaluar los productos, servicios o procesos de las organizaciones que son reconocidas por ser representativas de las mejores prácticas para efectos de mejora organizacional.

Proceso de Benchmarking:

• Identificar qué se va a someter a benchmarking.
• Identificar compañías comparables.
• Determinar el método para la recopilación de datos y recopilarlos.
• Determinar la brecha de desempeño actual.
• Proyectar los niveles de desempeño futuros.

Tipos de Benchmarking:

• Benchmarking interno: Un chequeo interno de los estándares de la organización para determinar formas potenciales de mejorar la eficiencia. Parte de la base de que dentro de una organización existen diferencias entre los distintos procesos de trabajo.
• Benchmarking competitivo: Identifica productos, servicios y procesos de los competidores directos de la empresa y los compara con los propios.
• Benchmarking de la industria: Comparar los estándares de la empresa con los de la industria a la que pertenece.
• Benchmarking "mejor de su clase": Es la comparación de los niveles de logro de una organización con lo mejor que exista en cualquier parte del mundo, sin importar en qué industria o mercado.

BSC – Balanced Scorecard (Cuadro de Mando Integral): Es una herramienta para comunicar la estrategia a cada nivel de la organización. Es un sistema de control de gestión que incluye variables financieras y no financieras para medir la evolución del negocio, traduciendo la estrategia y la misión en un conjunto de objetivos relacionados entre sí.

Objetivos del BSC:

• Obtener claridad y consenso.
• Alcanzar enfoque.
• Desarrollar liderazgo.
• Intervención estratégica.
• Educar a la organización.
• Fijar metas estratégicas.
• Mejorar el sistema de indicadores actuales.

Metodología de la Distribución en Planta

Para lograr una óptima distribución física dentro de las instalaciones industriales o comerciales, se deben seguir los siguientes principios metodológicos:

1. Planificar todo y después los detalles: Se comienza determinando las necesidades generales de cada una de las áreas en relación con las demás y se hace una distribución general de conjunto. Una vez aprobada esta distribución general, se procederá al ordenamiento detallado de cada área.
2. Planificar primero la disposición lineal y luego la disposición práctica: En primer lugar se realiza una distribución teórica ideal sin tener en cuenta ningún condicionante. Después se realizan ajustes de adaptación a las limitaciones existentes: espacios, costos, construcciones existentes, etc.
3. Planificar proceso y maquinaria a partir de las necesidades de la producción: El diseño del producto y las especificaciones de fabricación determinan el tipo de proceso a emplear. Debemos determinar las cantidades o ritmo de producción de los diversos productos antes de calcular los procesos necesarios. Tras "dimensionar" estos procesos, elegiremos la maquinaria adecuada.
4. Planificar la distribución basándose en el proceso y la maquinaria: Antes de comenzar con la distribución debemos conocer con detalle el proceso y la maquinaria a emplear, así como sus condicionantes: dimensiones, pesos, necesidades de espacio en los alrededores, etc.
5. Proyectar el edificio a partir de la distribución: La distribución se realiza sin tener en cuenta el factor edificio. Una vez conseguida una distribución óptima, le encajaremos el edificio necesario. No deben hacerse más concesiones al factor edificio que las estrictamente necesarias, procurando que sea flexible y pueda albergar distintas distribuciones de maquinaria.
6. Planificar con la ayuda de una clara visualización: Los planos, gráficos y esquemas son fundamentales para poder realizar una buena distribución.
7. Planificar con la ayuda de otros: La distribución es un trabajo de cooperación entre los miembros del equipo y también con los interesados (cliente, gerente, encargados, jefe de taller, etc.). Es más sencillo conseguir la aceptación de un diseño cuando se ha contado con todos los interesados en la generación del mismo.
8. Comprobación de la distribución: Todos los implicados deben revisar la distribución y aceptarla.

Sistemas de Gestión de la Calidad y Normas ISO

¿Qué significa calidad? La palabra calidad se ha definido de muchas maneras, pero podemos decir que es el conjunto de características de un producto o servicio que le confieren la aptitud para satisfacer las necesidades del cliente.

¿Y qué significa sistema de la calidad? Significa disponer de una serie de elementos como el manual de la calidad, procedimientos de inspección y ensayo, instrucciones de trabajo, plan de capacitación, registros de la calidad, etc.

Sistema de la calidad - Manual de la calidad: El sistema de la calidad se debe documentar redactando un manual de la calidad. Este debe realizar una descripción adecuada de los elementos y procedimientos del sistema y servir como referencia permanente en la implementación y mantenimiento del mismo.

Calidad en el Diseño

La calidad en el diseño es sumamente importante porque los defectos de diseño no se eliminarán en las etapas de producción. Es fundamental planificar el diseño, documentar los requisitos que debe cumplir el producto, y realizar planos, dibujos y prototipos.

• Plan de diseño: Es necesario redactar planes por escrito para las actividades de diseño, definiendo las responsabilidades organizativas y técnicas de las personas encargadas.
• Requisitos y especificaciones de partida: Se deben describir las características y propiedades del producto que se está diseñando, e identificar los requisitos de funcionamiento, mantenimiento y seguridad.
• Datos finales del diseño: Una vez terminado el diseño, es necesario determinar y documentar los datos finales, establecer criterios de aceptación e identificar las características críticas para el buen funcionamiento.
• Verificación del diseño: Se deben efectuar pruebas para comprobar que los datos finales del diseño cumplen con los requisitos de partida y registrar los resultados.
• Validación del diseño: Se deben realizar pruebas para comprobar que el diseño satisface los requisitos y necesidades del usuario, registrando los resultados.
• Modificaciones del diseño: Todos los cambios y modificaciones del diseño deben ser documentados apropiadamente.

Control de la Documentación, Compras y Trazabilidad

• Control de la documentación y de la información: Es necesario contar con procedimientos por escrito respecto a cómo crear y autorizar el uso de la documentación sobre la calidad, y cómo distribuirla entre los distintos sectores y personas.
• Control de las compras: Es indispensable realizar una permanente evaluación y selección de los subcontratistas (proveedores de materias primas, elementos o partes) en base a su sistema de la calidad. Las compras deben estar acompañadas de documentación que describa el producto y aporte datos sobre tipo, grado, especificaciones, instrucciones de inspección y otros datos técnicos pertinentes.
• Identificación y trazabilidad del producto: Es necesario contar con procedimientos para identificar de manera única todos los lotes del producto fabricado y de las materias primas o partes empleadas. La trazabilidad significa la posibilidad de que, frente a una no conformidad en un lote, sea posible rastrear la causa identificando el lote exacto que pudo haber originado el problema.

Normativa ISO relacionada con la Calidad

La serie de normas ISO forma un conjunto de enunciados que especifican qué elementos deben integrar el sistema de la calidad de una empresa. Esta organización internacional está formada por los organismos de normalización de casi todos los países del mundo, los cuales producen normas que se obtienen por consenso en reuniones donde asisten representantes de la industria y organismos estatales.

Las normas ISO relacionadas con la calidad son las siguientes:

• ISO 8402: Se definen términos relacionados con la calidad.
• ISO 9000: Provee lineamientos para elegir con criterio una de las normas siguientes.
• ISO 9001: Es para el caso de una empresa que desea asegurar la calidad de los productos o servicios que provee a un cliente mediante un contrato. Abarca la calidad en el diseño, la producción, la instalación y el servicio postventa.
• ISO 9002: También para el caso de asegurar la calidad mediante contrato, pero más restringida; abarca solo la calidad en la producción y la instalación.
• ISO 9003: Todavía más restringida, enfocada exclusivamente en la inspección y ensayos finales bajo contrato.
• ISO 9004: Las máximas autoridades pueden asegurar que su empresa produce bienes y servicios de calidad. Esta norma establece los requisitos de un sistema de calidad para obtener dicha garantía.