Optimización Organizacional: Mecanismos de Coordinación y Proceso de Control

Es necesario coordinar porque las diferentes tareas de la organización deben tener una secuencia, una forma para su ejecución y un tiempo de realización; también es necesario unificar las opiniones sobre la forma de lograr esos objetivos y esto se logra aplicando influencia. Sin coordinación, los individuos y departamentos perderían de vista sus funciones y empezarían a buscar sus intereses a costa de los fines y objetivos generales.

Mecanismos de Coordinación

• Adaptación mutua: Es la coordinación a través del proceso de comunicación informal. Es utilizado en las organizaciones más simples porque es la manera más obvia de lograr la coordinación.
• Supervisión directa: Logra la coordinación por medio de una persona que es responsable por el trabajo de otros; también puede lograrse por medio de la estandarización.
• Estandarización de los procesos de trabajo: Se da cuando el contenido del trabajo está especificado y programado; suele haber instrucciones escritas, manuales de procedimiento y descripción de los puestos de trabajo.
• Estandarización de los resultados: Son los resultados, productos o servicios a obtener. Lo importante es lograr un determinado resultado en un tiempo determinado.
• Estandarización de las habilidades: El trabajador debe estar capacitado antes de incorporarse a la organización; deberá tener un conjunto de conocimientos y destrezas para aplicarlas en su trabajo y, a su vez, perfeccionará las mismas una vez dentro de la organización.
• Estandarización de normas y valores: Las normas tienen que estar estandarizadas, algo que con solo visualizar, uno identifique de qué norma se trata.

Proceso de Control

Controlar es vigilar para que todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las órdenes dadas; se trata de orientar e influenciar el comportamiento individual y organizativo. El sistema de control es el responsable, a través de la retroalimentación tanto positiva como negativa, de que la organización interactúe entre subsistemas.

Etapas del Proceso de Control

• Determinación de la variable a medir.
• Selección del momento en el que se va a medir la variable.
• Fijación de los parámetros en los que puede fluctuar la variable.
• Relevamiento de variables.
• Comparación de los valores de las variables con los parámetros.
• En el caso de que las variables contengan valores que se encuentren dentro de los parámetros fijados, continúa el proceso dado sin desvío.
• En el caso contrario, se procede a una acción correctiva.

Elementos del Proceso de Control

Ojear cuadro

• Una característica o condición a controlar.
• Un artefacto para medir la característica a controlar.
• Un grupo de control que compara los datos medidos con el rendimiento planeado y dirige el mecanismo correctivo.
• Un grupo o mecanismo activador que es capaz de producir un cambio en el sistema operante.

Pautas Básicas para Establecer Controles

• Utilización de responsabilidad individual: La aplicación de cualquier tipo de control es inútil si previamente no se determina quién es el responsable o los responsables de la acción controlada.
• Necesidad de establecer puntos de control: Si queremos controlar un departamento, tendríamos que generar otro departamento igual. En la actualidad, debemos asumir que no existe una fórmula o procedimiento capaz de definir claramente los puntos de control, pero en general se acepta que reúnan las siguientes características: que sean oportunos, económicos, comprensibles y equilibrados.

Tipos de Control

• Según su procedimiento o normas de referencia:
  • Controles mecánicos o burocráticos: Métodos formales que incluyen reglas, procedimientos, etc., para la previsión de desviaciones de los comportamientos y los resultados deseados.
  • Controles orgánicos: Autoridad flexible, descripciones laxas de funciones y otros métodos informales para prevenir y corregir desviaciones y resultados.
• Según el momento del proceso en el cual se realiza:
  • Ex ante o anterior al proceso: Actúan de forma preventiva, ya que se realizan antes de iniciar cualquier proceso.
  • Concomitante o durante el proceso: Podemos considerar que estos tipos de control sirven para mantener la estabilidad de los procesos, dado que los ajustes se producen durante ellos.