Organización y configuración del trabajo: estructura empresarial, taylorismo y toyotismo
La organización y la configuración del trabajo
La empresa es un órgano que se dota de una estructura y de los medios y realiza sus actividades y funciones para conseguir dos objetivos básicos:
- Objetivo económico: las empresas tienen naturaleza económica porque persiguen un beneficio lucrativo.
- Objetivo social: la empresa busca tradicionalmente prestar un servicio a la sociedad en la que se desarrollan sus actividades.
Características de la estructura empresarial
Influye a todos los miembros de la empresa y da cohesión al grupo, diferencia a la empresa de otras, está formada por normas, valores, ideas y símbolos de la empresa y se transmite a través de todos los miembros de la empresa.
La teoría organizativa de Taylor
El sistema que propuso Frederick Winslow Taylor es conocido como taylorismo: escuela basada en la organización científica del trabajo.
Su principal objetivo era conseguir la mayor productividad posible a través de un sistema de especialización del trabajo de los obreros. Las características principales son:
- Organización del trabajo basada en la división del trabajo, el control de los tiempos de cada tarea y el trabajo en cadena.
- Organización de las tareas de la empresa mediante una estructura descendente de la autoridad, la comunicación y la toma de decisiones.
Esta estructura de la empresa, que está unida a la producción en masa, se caracteriza por lo siguiente:
- Los obreros están especializados en ciertas funciones.
- Los obreros suelen desarrollar su actividad en cadenas de montaje.
- Las actividades se fragmentan.
- Los trabajadores de la empresa se dedican a reflexionar y diseñar los bienes que esta produce, y otros son los encargados de ejecutar los proyectos.
El taylorismo, a pesar de ser un modelo organizativo muy extendido, está en crisis por varias razones:
- Produce en los obreros desmotivación e insatisfacción laboral.
- Encuentran dificultades para introducir las nuevas tecnologías en los procesos productivos desarrollados por las empresas.
El modelo organizativo japonés o toyotismo
Este modelo fue desarrollado en Japón y puesto en práctica por la fábrica de automóviles japonesa Toyota, por lo que se le ha llamado también toyotismo.
Se trata de un sistema de producción flexible que busca, por encima de todo, conseguir un trabajo bien hecho y mejorar en todo lo posible.
Este modelo se caracteriza por:
- Los trabajadores están organizados en grupos que tienen acceso a los sistemas de información sobre el trabajo de la empresa.
- Da importancia a los métodos de motivación sobre los trabajadores para aumentar su rendimiento.
- Sigue el método just in time: se basa en reducir el número de materias primas y de productos almacenados en las empresas, ya que se produce a medida que va surgiendo la demanda del producto.
- Es un método flexible, por lo que se adapta fácilmente a los cambios que se producen en el entorno.
Eficacia y eficiencia de la estructura empresarial
Decimos que una organización es eficaz cuando cumple los objetivos que se ha marcado y que es eficiente cuando consigue los mejores resultados posibles en relación con los recursos que ha empleado.
La representación de la estructura de la empresa se realiza tradicionalmente a través de los llamados organigramas. Estos representan de forma completa la estructura de la empresa.
- Verticales: son los más frecuentes; disponen en la parte superior los puestos de mayor categoría y van descendiendo por niveles de autoridad.
- Horizontales: se construyen situando en el lado izquierdo los puestos de mayor autoridad y se desplazan progresivamente hacia la derecha los demás niveles.
- Circulares: están compuestos por una serie de circunferencias concéntricas. En el centro se sitúan los puestos de mayor autoridad y van desplazándose hacia los puestos de menor rango.
Organización formal
Se caracteriza por:
- Está diseñada por sus responsables y claramente planificada en función de los objetivos que se desean conseguir y de los medios disponibles.
- Está estructurada jerárquicamente, de manera que cada persona conoce su puesto en la escala jerárquica, su responsabilidad y su poder.
- Los miembros de la organización se coordinan entre sí por un conjunto de actividades o personas.
- Se dota de una normativa que tienen que asumir los trabajadores.
- La estructura formal se representa por medio de organigramas que reflejan las relaciones de jerarquía entre los trabajadores de la empresa.
Organización informal
Puede surgir por diferentes circunstancias, pero, sin duda, tiene una influencia decisiva la presencia de líderes o sujetos carismáticos que consigan aglutinar a su alrededor a otros trabajadores. Se caracteriza por:
- Está poco planificada, ya que las conexiones entre personas surgen de las relaciones espontáneas entre los miembros del grupo.
- A pesar de su origen espontáneo, las relaciones establecidas entre los miembros pueden ser muy fuertes y duraderas.
- Se convierte en el instrumento a través del cual se canalizan ciertas informaciones que las estructuras formales no podrían asumir.
- A través de esta estructura se suelen conocer los valores, las ideas y los sentimientos de los grupos, y en definitiva, su cultura.
- Es un tipo de estructura donde fácilmente nacen y se desarrollan los rumores.
- Normalmente se trata de una estructura flexible sujeta a cambios.
Obstáculos psicológicos
- En el mundo laboral nos encontramos con personas que tienen formas distintas de percepción y, por tanto, incluso distintas percepciones.
- Las emociones que experimentamos en nuestra vida cotidiana nos afectan en diverso grado en el entorno laboral.
- La personalidad de los participantes también influye en la comunicación.
- Las ideas que una persona tiene sobre algún tema o por alguna experiencia pasada, que le permiten entender su significado, pueden resultar correctas o incorrectas.
- La posición jerárquica dentro de la estructura de la empresa. Aunque no somos conscientes de ello, normalmente no recibimos el mensaje de la misma forma si procede de un superior o de un compañero.
Tipos de comunicación
La comunicación formal e informal
La comunicación formal es la que se establece en la empresa de forma estructurada, teniendo en cuenta la jerarquía establecida en lugar de la personalidad de los individuos.
La comunicación informal surge de forma espontánea mediante relaciones interpersonales y supra los niveles jerárquicos. La comunicación informal cumple una serie de funciones:
- Ofrece información que no ha sido transmitida por los canales oficiales.
- Se transmite con rapidez.
- Crea satisfacción social.
- Da personalidad a la cultura de la organización.
- Contribuye a formar grupos con ideas, valores o actitudes similares.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que la comunicación informal, por su carácter oral, puede dar lugar a rumores que distorsionen el mensaje original.
Estrategias de comunicación asertiva
La comunicación es mucho más que un intercambio de información. Cuando las personas se comunican pretenden satisfacer sus necesidades, y eso depende de la actitud mostrada. Cuando actuamos de forma asertiva, defendiendo los derechos e intereses personales y mostrando respeto hacia otros puntos de vista, se producen reacciones de valoración y respeto. La utilización de una buena conducta asertiva en el mundo laboral crea un buen clima laboral. Utilizar técnicas de comunicación asertivas traerá consigo que la comunicación sea directa, clara y colaboradora.
- Asserved negativa: consiste en responder a la crítica manifestando que es razonable o tiene parte de verdad, hasta que la persona que está criticando deje de acosarlo.
- Pregunta negativa: consiste en responder a la crítica pidiendo la aclaración.
La comunicación escrita y sus técnicas
- Claridad: el escrito debe ser sencillo, la letra debe ser legible, el contenido hay que exponerlo agrupando la información…
- Brevedad: en la redacción de un documento debemos ser concisos y situarnos en el lugar del receptor.
- Corrección gramatical: cualquier escrito debe ser correcto desde el punto de vista gramatical.
- Presentación y originalidad: este aspecto tiene una gran importancia. Debemos evitar manchas, tachones, etc.
Redes de información
Se conocen como redes de comunicación las estructuras que pueden establecer la empresa para hacer circular la información hasta sus destinatarios.
Dos de las principales redes de comunicación son:
- Red en estrella: el líder es el único que coordina la comunicación con los demás. La información queda centralizada.
- Red en varias direcciones: todas las personas se comunican entre sí, logrando un alto grado de satisfacción.