Organización de Congresos, Convenciones y Viajes de Negocios: Tipos y Funciones

Agencias de Viajes Especializadas en Reuniones

AAVV. Especificaciones: Definición, Objetivos y Funciones

Debido a la gran demanda de viajes profesionales y a la oferta de reuniones, las agencias de viajes han creado departamentos específicos y una oferta personalizada de asesoría, viajes, servicios sueltos y productos con la idea de organizar viajes especiales y diferentes tipos de reuniones. Por ejemplo: viajes de incentivos, programas especiales de vacaciones para grupos de e-clientes.

Funciones

• Diseño y organización de una normativa empresarial con consejos sobre viajes como servicio, gastos, formas de pago…
• Asesoría en el diseño del calendario anual con reservas anticipadas para reducir costes.
• Asesoría sobre destinos y servicios, estudio de fechas, horarios y servicios.
• Gestión y oferta de tarifas y programas adecuados.
• Negociación de tarifas corporativas con proveedores habituales.
• Información turística sobre destinos.
• Información sobre celebraciones de congresos, ferias…
• Información de contactos comerciales.
• Identificación de grupos de viajes y reuniones profesionales.

Organizadores Profesionales de Congresos (OPC)

OPC’s. Definición, Objetivos y Funciones

Los Organizadores Profesionales de Congresos son un tipo específico de empresas de servicios, especializadas en la planificación y organización de: congresos, conferencias, convenciones, seminarios, simposios y reuniones. Pueden actuar de forma independiente o en colaboración con agencias de viajes. Trabajan con los promotores de la reunión y prestan sus servicios desde el comienzo hasta el final. Si intervienen OPC’s, las agencias de viajes se limitan a los servicios turísticos como reservas, transporte y visitas. Tienen una Asociación Internacional (IAPCO) y una Asociación Nacional con sede en Madrid.

Actividades de los OPC

• Diseño, planificación, coordinación y organización de la reunión.
• Asesoría financiera, búsqueda de patrocinios y fuentes de financiación.
• Asesoría en el diseño y organización del programa científico.
• Marketing de la secretaría nacional o internacional para participantes.
• Marketing de la reunión: relaciones públicas, programa, publicidad…
• Gestión de recursos humanos: secretarias, azafatas e intérpretes.
• Contratación de sedes y equipos técnicos audiovisuales.
• Confección de stands.

Convention Bureau

Convention Bureau. Promoción por parte de la administración pública de la captación del mercado profesional a nivel nacional y local, mediante la creación de Convention Bureaus locales u Oficinas de Congresos. Estos organismos surgieron en 1990 en EE. UU.

Actuaciones

• Información y asistencia al organizador de reuniones y al viajero profesional.
• Edición de folletos que informen sobre la infraestructura del congreso y la ciudad.
• Participación en la construcción o explotación de Palacios de Congresos y recintos feriales.
• Asistencia a ferias especializadas con las empresas privadas de la ciudad.
• Cooperación para la organización de las reuniones ofreciendo recepción oficial, decoración, atención especial, visitas a la ciudad y utilización de edificios públicos monumentales.

Tipos de Reuniones

Congresos

Reunión científica, política, económica o laboral, con participación nacional y, a veces, también extranjera. La convocatoria es abierta para todos los relacionados con el tema a debatir. El cálculo de las inscripciones es diferente. Se celebran con periodicidad y siempre con la misma secuencia: anual, bianual… La ciudad sede se rota, eligiéndose en la fase inicial de presentación de candidaturas. Es muy importante el programa científico, que es el tema central del debate. Simultáneamente se realizan: venta de espacios para exposiciones y también de publicidad para ayudar a financiar, seminarios o cursillos cortos con diplomas, otros congresos relacionados con el principal y competiciones deportivas. (Los OPC’s organizan congresos importantes para la investigación de nuevos productos, tendencias, reciclaje o actualización y relación profesional).

Conferencias

Reuniones gubernamentales o de organismos de gran influencia para llegar a acuerdos o debatir asuntos comunes. Las convocatorias son cerradas, con muchos invitados y celebración puntual. Su organización es compleja: medidas de seguridad, profesionales, traducciones, transcripciones…

Convenciones

Reuniones que favorecen el ambiente laboral y el marketing interno de las empresas. Son reuniones empresariales o de colectivos cerrados con algo en común para comunicar objetivos, analizar resultados, mejorar la cultura empresarial, la comunicación y la relación interna. La convocatoria es cerrada. Pueden ser puntuales o periódicas, rotativas. Duran de 3 a 4 días, con un programa social importante. Mejoran el rendimiento personal.