Administración electrónica: registro, portafirmas y certificado digital

Resumen

El texto explica los principales instrumentos de la administración electrónica en España: el registro electrónico, el portafirmas electrónico y el certificado o firma digital. Recoge sus funciones, sus ventajas e inconvenientes y las garantías de autenticidad e integridad que ofrecen para los ciudadanos y la Administración.

Puntos clave

El registro electrónico proporciona al ciudadano una prueba fehaciente de la presentación de documentos y tiene la misma validez legal que el registro tradicional.
La eficacia del registro electrónico requiere que los registros de los organismos públicos estén interconectados.
El portafirmas electrónico agiliza la actividad administrativa e incluye un código seguro de verificación que permite comprobar la integridad y autenticidad del documento firmado.
Entre las ventajas de la administración electrónica destacan evitar desplazamientos, disponer del servicio de forma permanente a través de la web y reducir costes y el impacto ambiental.
Entre sus inconvenientes figuran la necesidad de firma digital en algunas gestiones y la falta de adaptación de algunos organismos públicos.
La firma digital equivale, a todos los efectos, a la firma autografiada y en España la emiten autoridades certificadoras como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

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A.- El Registro Electrónico

Suministra al ciudadano una prueba fehaciente de la presentación de documentación.
Da salida a la documentación generada por la Administración.
El registro electrónico tiene la misma validez legal que el tradicional.
La tramitación electrónica garantiza la autenticación de ambas partes, la integridad y confidencialidad de la información y el sellado y fechado digital de los documentos.
La eficacia del registro electrónico necesita que los registros de los distintos organismos públicos estén interconectados para que puedan comunicarse los documentos electrónicos entre ellos.

B.- El Portafirmas Electrónico

Es una herramienta que facilita a los órganos y unidades administrativas el uso de la firma electrónica, agilizando la actividad administrativa.

La firma electrónica de un documento a través de esta herramienta incluye un código seguro de verificación que permite contrastar su integridad y autenticidad al acceder por medios telemáticos al documento firmado.

Principales Ventajas del Portafirmas Electrónico:

El impulso de la práctica de la firma electrónica por los empleados públicos.
La desaparición progresiva del soporte físico (papel) de los documentos y del movimiento de los mismos a través de los organismos.
La agilización de los trámites administrativos.
La posibilidad de firmar documentos en cualquier lugar, incluso fuera del puesto de trabajo.

El portafirmas electrónico facilita tanto la firma de un documento o fichero por un único firmante como la firma múltiple en cascada.

C.- Ventajas e Inconvenientes de la Administración Electrónica

Ventajas:

No tener que desplazarse físicamente a las ventanillas de los organismos.
El servicio está disponible permanentemente y todos pueden acceder al mismo a través de la web.
Al operar con documentos digitalizados, se reducen costes y se mejora el medioambiente.

Inconvenientes:

Algunas gestiones precisan firma digital.
Falta de adaptación de algunos organismos públicos.

D.- El Certificado o Firma Digital

Es la identificación digital de la persona, es el medio electrónico de asegurar la identidad del usuario.

Una entidad de certificación es la que garantiza que esta asociación clave pública-identidad de ciudadano es válida.

En España existen varias autoridades certificadoras, como la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre o la Agencia de Certificación Electrónica.

La firma digital o electrónica equivale, a todos los efectos, a la firma autografiada.

Preguntas frecuentes

¿Qué ventajas tiene el registro electrónico?

Proporciona al ciudadano una prueba fehaciente de la presentación de documentación y da salida a la documentación generada por la Administración. Tiene la misma validez legal que el registro tradicional.

¿Qué es el portafirmas electrónico?

Es una herramienta que facilita a los órganos y unidades administrativas el uso de la firma electrónica, agilizando la actividad administrativa. Permite la firma de un único firmante o la firma múltiple en cascada.

¿Equivale la firma digital a la firma manuscrita?

Sí, según el texto la firma digital o electrónica equivale, a todos los efectos, a la firma autografiada.