Organización de la empresa: estructuras formal e informal, factores de diseño y modelos organizativos
La organización de la empresa: estructuras formal e informal
La organización de la empresa: estructuras formal e informal.
Formal: estructura planeada e implantada. Informal: surge de manera espontánea, sin ninguna planificación previa. La estructura formal se representa gráficamente a través de un organigrama, y se puede clasificar por diferentes criterios: en función de su finalidad: informativos o de análisis; por su extensión: generales o específicos; según el contenido: integrales, funcionales o de personal; y en función de su forma: verticales u horizontales.
Factores del diseño de la organización
El grado de especialización: se decide qué número de tareas va a desempeñar cada puesto y ver cuál es el grado de complejidad. La tendencia actual → personas que hacen de todo se llaman círculos de calidad.
La departamentalización: es el proceso de agrupar los puestos de trabajo similares en unidades organizativas de orden superior, y su objetivo es facilitar la coordinación, supervisión y control de las funciones. Departamentalización por funciones, productos, clientes, zona geográfica o mixta.
La delegación de autoridad: hay que tener en cuenta el grado de concentración de autoridad. La decisión se centraliza de manera que la mayoría de las personas dependan de un poder central, o se descentraliza: transferir parte de la autoridad a los niveles bajos. La descentralización presenta varios inconvenientes: la dificultad de disponer de directivos capacitados y requiere un mayor control y coordinación entre departamentos. Un aspecto ligado a la descentralización es la cesión de autoridad, donde se diferencian las posiciones de línea y de staff.
La amplitud de la dirección hace referencia al número de personas que dependen directamente de un director. La amplitud puede ser grande o pequeña; el número óptimo depende de varios factores: la habilidad del directivo, la delegación de autoridad, las tareas supervisadas y la habilidad de los subordinados. En el mundo empresarial la tendencia general es de amplitud grande.
Las decisiones que se tomen de estos factores determinarán la estructura:
- Formalización: grado en que las comunicaciones y los procedimientos de la organización están regulados.
- Centralización: depende de cómo se reparta la autoridad.
- Complejidad: número de puestos y de departamentos.
El proceso de estructuración
- Determinar las actividades a realizar.
- Describir las actividades.
- Agrupar las actividades.
- Asignar un responsable a cada grupo de actividades.
- Establecer las relaciones entre las personas y grupos de actividades.
Modelos de organización
Modelo vertical: presenta una organización estructurada y jerarquizada. Es un modelo jerarquizado que trata de alcanzar la máxima eficiencia mediante una dirección centralizada y una estricta formalización; trata de imitar la organización de un ejército. Inconvenientes: acumulación de responsabilidades en los niveles superiores, lentitud de comunicaciones y baja motivación.
El modelo horizontal busca la división del trabajo y la especialización de las personas; la jerarquía pasa a un segundo plano y los trabajadores tienen más facilidad para participar en la toma de decisiones; los departamentos se organizan por funciones. Inconveniente: es más difícil coordinar lo que hace cada uno.
Modelo divisional: es un tipo de organización descentralizada cuyas unidades, denominadas divisiones, operan con una gran autonomía; todas ellas comparten los recursos fundamentales, como la tecnología. Con este diseño se trata de lograr el punto óptimo de descentralización que haga máxima la eficiencia del conjunto de la empresa; la idea es explotar la descentralización. Ventajas: respuesta más rápida y flexible. Desventajas: dificultad de coordinación entre las divisiones y necesidad de recursos.
Organización en red: se trata de una organización flexible; la empresa principal subcontrata muchas de sus funciones a otras empresas, asumiendo ella la coordinación. La información se difunde a través de las redes informáticas internas y externas. Ventajas: adaptación al entorno y competitividad por centrarse cada una en una tarea concreta. Desventajas: necesidad de muchas reuniones de coordinación y posible conflicto de lealtad entre las empresas.
La dirección empresarial: coordinación
Comprende todos los mecanismos que permiten que la estructura funcione correctamente. En pequeñas empresas la comunicación es informal y verbal; a medida que van ganando tamaño, a través de los jefes de departamentos, y las empresas muy jerarquizadas se apoyan en la normalización (de los pasos, habilidades, procesos de trabajo y de los resultados). Existen dos tipos de comunicación: vertical (ascendente o descendente) y horizontal (compañeros del mismo nivel).
Motivación
Las teorías de contenido tratan de determinar qué motiva en la conducta. Las teorías de proceso tienen como objetivo explicar cuál es el mecanismo mental que determina la conducta de las personas. Teoría de Maslow. Teoría de los dos factores de Herzberg: factores motivadores y factores de higiene.
Liderazgo y estilos de dirección
Estilos de dirección: autoritario, paternalista, democrático y laissez faire. Teorías de McGregor: Teoría X (autoritario) y Teoría Y (participativo).
El control de la empresa
Consiste en medir el resultado y las consecuencias de las decisiones tomadas, e indicar posibles alternativas de mejora, y debe acrecentarse tanto a nivel global como por departamentos. Se diferencian dos controles: internos y externos. Dentro de los externos, el más común es la auditoría externa, y la más habitual es la auditoría de cuentas. Los controles internos y las auditorías internas se realizan cuando se quiere comprobar el funcionamiento de una de sus áreas de responsabilidad y el seguimiento de las normas internas.