Organización de Eventos: Reuniones, Congresos y más

^{1. Reuniones Profesionales: - Reuniones virtuales: usadas por grandes empresarios para no perder tiempo en desplazamientos. Estas reuniones permiten tratar temas o asuntos por medio de la línea telefónica o conexión vía satélite. Facilitan la organización de reuniones en el propio despacho o en la sala de reuniones que se desee. Las opciones más comunes son solo texto (chat) y pizarra, o videoconferencia. - Asamblea o Junta: reunión periódica convocada por el consejo de administración de una empresa. Normalmente se les facilita una carpeta con la documentación y el orden del día. Se celebra en los mismos salones de la entidad o en un hotel cercano en el que luego comerán en su restaurante. - Convenciones: convocatoria cerrada en la que únicamente participarán trabajadores de una determinada categoría. Reuniones puntuales o periódicas que se celebran en distintos lugares y con una duración aproximada de 3-4 días. - Congresos: reuniones científicas, políticas, económicas o laborales con participación nacional extranjera. El objetivo es investigar, reciclarse y relacionarse con otros profesionales de la especialidad. La participación mínima para ser considerado congreso es de 100 personas. La sede en la que tiene lugar suele variar. Suelen dar un diploma de asistencia que acredita la participación. - Cursos, seminarios y simposios: reuniones de carácter formativo. El lugar de celebración es un hotel o salón capacitado para el evento. - Jornadas profesionales: agrupan a profesionales de un determinado sector y su realización favorece las relaciones personales y el intercambio de experiencias. - Jornadas de puertas abiertas: acto protagonizado por las empresas para darse a conocer. - Ferias y exposiciones: oportunidad para investigar mercados, comprar, vender, promocionar y proyectar nuestra imagen a través de relaciones públicas. Las ferias son exhibiciones de bienes, productos o servicios con fines comerciales. Las exposiciones son reuniones informativas, culturales, educativas y propagandísticas más que comerciales.}

^{2. Introducción: La organización de eventos conlleva elaborar un programa de eventos con acciones a seguir, personas que intervienen y cronograma del acto con horario pormenorizado del desarrollo del evento, son claves para ejecutar un evento.}

^{3. Fases en la Organización de Actos: Fase de preparación, fase de elaboración del proyecto, fase de ejecución, evaluación del acto.}

^{4. Recursos para Organizar Actos: - Recursos monetarios (alquiler de salón, alojamientos, transportes, dietas, etc.) - Recursos humanos (personal de protocolo y relaciones públicas, personal auxiliar, azafatas de información e intérpretes, azafatas de protocolo para atender a personas VIP, personal de seguridad y porteros de acceso, técnicos audiovisuales, técnicos de mantenimiento, personal extra como cocineros y camareros, personal sanitario) - Recursos materiales (soportes tecnológicos como teléfono, fax, micrófonos, impresoras, DVD; relacionados con la imagen corporativa como tarjetones o cartas de invitación, sobres, programas, folletos; otros recursos materiales como transporte, banderas, escudos, mobiliario, paneles)}

^{5. Programa y Cronograma: El programa establece el orden de acciones a seguir y las personas que intervienen. No dura más de 2 horas y media o 3 consecutivas. Incluye: anfitrión del acto, día, lugar y hora, invitados, protocolo de recibimientos y despedidas, distribución de espacio señalizando la mesa presidencial, etiqueta de acto, timing completo del acto incluidos los discursos, grafismos; diseño de invitaciones, carteles, paneles, murales. Convocatoria de medios de comunicación indicando hora y lugar. El programa incluye el cronograma con horario pormenorizado del desarrollo del evento, precisando hora, lugar y acción que sucede en ese momento del evento. Nunca se entregará a los asistentes, es exclusivo del comité organizador. El libro de ruta recogerá el transporte usado, el itinerario del proyecto y las precedencias. Listado oficial de invitados, planos, anexos específicos, incluido el de protocolo, que facilitarán la comprensión del desarrollo del programa, la función de cada uno de los asistentes, la distribución y ambientación de espacios. No se entrega el programa completo íntegro, salvo al anfitrión o invitado de honor si lo requieren, lo que facilitamos es una versión de bolsillo para que lo consulten en cualquier momento.}