Organización y Gestión de Archivos: Tipos, Niveles y Confidencialidad

Existen diferentes clases de archivos:

1. Archivadores de carpetas o archivo vertical
2. Archivo lateral
3. Archivo horizontal
4. Cajas de archivo
5. Archivo de tarjetas o tarjetero

- Como archivo auxiliar

- Como archivo independiente

6. Sistema de microfilmación

7. Sistema informático

• Hay diferentes dispositivos de almacenamiento informático:

1. El disco duro
2. El CD-ROM
3. El DVD
4. Los disquetes
5. El lápiz de memoria
6. Las cintas magnéticas

Niveles de Archivo según la Frecuencia de Consulta

Hay tres niveles de archivo según la frecuencia de consulta:

1. Archivo activo: Es aquel donde los documentos son consultados frecuentemente.
2. Archivo semiactivo: En este se conservan los documentos que han retirado del activo.
3. Archivo inactivo: Se almacenan documentos de consulta poco o nada frecuente (archivos históricos).

Tipos de Archivo según la Organización

• Pero hay otras tres clases de archivo según el tipo de empresa u organización:

1. Archivo centralizado: Implica que todos los documentos de la empresa están ubicados en el mismo lugar.
2. Archivo descentralizado: Los documentos están distribuidos en diferentes partes de la empresa.
3. Archivo mixto: Permite que los archivos activos y semiactivos estén descentralizados en los diferentes departamentos, a la vez permite que el archivo inactivo esté centralizado.

Confidencialidad de la Información

Confidencialidad de la información.

• Los ficheros de datos se clasifican en tres niveles:

1. Básico: Contienen datos identificativos de las personas.
2. Medio: Contiene información de carácter personal.
3. Alto: Contiene datos de salud, religión, vida sexual, afiliación sindical, etc. En este nivel de seguridad, el almacenamiento de la información deberá estar en armarios, archivadores u otros elementos en los que se almacenen datos.

Destrucción de la Información

Destrucción de la información

• Se consulta con el abogado de la empresa para averiguar el tiempo que se debe guardar cada archivo.
• La información que se destruya en la empresa, deberá realizarse con máquinas destructoras de papel, evitando que se pueda recuperar posteriormente.

Confección y Presentación de Informes Procedentes del Archivo

Confección y presentación de informes procedentes del archivo

• Un informe es un texto a través del cual se presentan unos datos y se da cuenta de toda la información encontrada.
• Para la presentación de un informe, el informe debe ser claro y preciso, con una redacción limpia y ordenada, sin faltas de ortografía, que incluya diagramas o tablas de datos, que evalúe la información que se obtiene de una forma objetiva y teniendo en cuenta el porqué de hacer el informe, y por último la presentación del mismo debe de ser agradable y si va a circular fuera de la empresa debe hacerse teniendo en cuenta los intereses de la misma.

Etapas para Elaborar un Informe

Para elaborar un informe se tienen que seguir las siguientes etapas:

1. Introducción: Exposición de la razón para hacer el informe.
2. Texto: Análisis y desarrollo del tema.
3. Conclusión: Recoge los resultados logrados.