Organización y gestión de archivos: tipos, niveles y confidencialidad

Resumen

El documento describe los tipos de archivo según su organización física y tecnológica, así como los niveles de archivo según la frecuencia de consulta (activo, semiactivo e inactivo). También trata la clasificación de la confidencialidad de los datos, las pautas para destruir información y la forma de elaborar informes procedentes del archivo.

Puntos clave

Tipos de archivo físico: vertical, lateral, horizontal, cajas de archivo y tarjetero; y sistemas como la microfilmación y el archivo informático.
Niveles según la frecuencia de consulta: activo (consulta frecuente), semiactivo (documentos retirados del activo) e inactivo (consulta poco frecuente, archivos históricos).
Tipos según la organización: centralizado (todos los documentos en un mismo lugar), descentralizado (distribuidos por la empresa) y mixto (activo y semiactivo descentralizados, inactivo centralizado).
Los ficheros de datos se clasifican en nivel básico (datos identificativos), medio (información personal) y alto (salud, religión, vida sexual, afiliación sindical).
La información de nivel alto debe almacenarse en armarios o archivadores que cumplan las medidas de seguridad correspondientes.
La destrucción de documentos debe hacerse con destructoras de papel y consultando al abogado de la empresa el tiempo de conservación de cada archivo.
Un informe debe ser claro, preciso, sin faltas de ortografía, con tablas o diagramas, y sus etapas son introducción, texto y conclusión.

Ponte a prueba

Existen diferentes clases de archivos:

Archivadores de carpetas o archivo vertical
Archivo lateral
Archivo horizontal
Cajas de archivo
Archivo de tarjetas o tarjetero

- Como archivo auxiliar

- Como archivo independiente

6. Sistema de microfilmación

7. Sistema informático

Hay diferentes dispositivos de almacenamiento informático:

El disco duro
El CD-ROM
El DVD
Los disquetes
El lápiz de memoria
Las cintas magnéticas

Niveles de Archivo según la Frecuencia de Consulta

Hay tres niveles de archivo según la frecuencia de consulta:

Archivo activo: Es aquel donde los documentos son consultados frecuentemente.
Archivo semiactivo: En este se conservan los documentos que han retirado del activo.
Archivo inactivo: Se almacenan documentos de consulta poco o nada frecuente (archivos históricos).

Tipos de Archivo según la Organización

Pero hay otras tres clases de archivo según el tipo de empresa u organización:

Archivo centralizado: Implica que todos los documentos de la empresa están ubicados en el mismo lugar.
Archivo descentralizado: Los documentos están distribuidos en diferentes partes de la empresa.
Archivo mixto: Permite que los archivos activos y semiactivos estén descentralizados en los diferentes departamentos, a la vez permite que el archivo inactivo esté centralizado.

Confidencialidad de la Información

Confidencialidad de la información.

Los ficheros de datos se clasifican en tres niveles:

Básico: Contienen datos identificativos de las personas.
Medio: Contiene información de carácter personal.
Alto: Contiene datos de salud, religión, vida sexual, afiliación sindical, etc. En este nivel de seguridad, el almacenamiento de la información deberá estar en armarios, archivadores u otros elementos en los que se almacenen datos.

Destrucción de la Información

Destrucción de la información

Se consulta con el abogado de la empresa para averiguar el tiempo que se debe guardar cada archivo.
La información que se destruya en la empresa, deberá realizarse con máquinas destructoras de papel, evitando que se pueda recuperar posteriormente.

Confección y Presentación de Informes Procedentes del Archivo

Confección y presentación de informes procedentes del archivo

Un informe es un texto a través del cual se presentan unos datos y se da cuenta de toda la información encontrada.
Para la presentación de un informe, el informe debe ser claro y preciso, con una redacción limpia y ordenada, sin faltas de ortografía, que incluya diagramas o tablas de datos, que evalúe la información que se obtiene de una forma objetiva y teniendo en cuenta el porqué de hacer el informe, y por último la presentación del mismo debe de ser agradable y si va a circular fuera de la empresa debe hacerse teniendo en cuenta los intereses de la misma.

Etapas para Elaborar un Informe

Para elaborar un informe se tienen que seguir las siguientes etapas:

Introducción: Exposición de la razón para hacer el informe.
Texto: Análisis y desarrollo del tema.
Conclusión: Recoge los resultados logrados.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los niveles de archivo según la frecuencia de consulta?

Son tres: archivo activo, con documentos consultados frecuentemente; archivo semiactivo, con documentos retirados del activo; y archivo inactivo, con documentos de consulta poco o nada frecuente, como los archivos históricos.

¿Qué diferencia hay entre archivo centralizado y descentralizado?

En el archivo centralizado todos los documentos de la empresa están en un mismo lugar. En el descentralizado, los documentos están distribuidos en diferentes partes de la empresa.

¿Cómo debe destruirse la información de una empresa?

Antes de destruirla hay que consultar con el abogado de la empresa el tiempo de conservación de cada archivo. La destrucción debe hacerse con máquinas destructoras de papel para evitar que pueda recuperarse.

¿Cuáles son las etapas para elaborar un informe?

Las etapas son la introducción, que expone la razón del informe; el texto, que analiza y desarrolla el tema; y la conclusión, que recoge los resultados logrados.