Procedimientos de Auditoría y Depósito de Cuentas Anuales: Marco Normativo y Obligaciones Empresariales
Fiscalización y Depósito de Cuentas: Un Examen Detallado
Para verificar que las cuentas anuales se han realizado conforme a las normas financieras aplicables, surge la necesidad de la auditoría de cuentas. Una auditoría de cuentas consiste en examinar los estados financieros anuales para determinar si expresan fielmente el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.
El Rol del Auditor de Cuentas
Esta labor debe ser realizada por un auditor de cuentas o una sociedad de auditoría, quienes emiten un informe siguiendo los requisitos y formalidades que establece la ley. Es fundamental que:
- Los auditores sean independientes en el ejercicio de su función respecto a las entidades auditadas.
- Se abstengan de actuar cuando su independencia pueda verse comprometida.
Tanto los auditores como las sociedades de auditoría están supervisadas por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).
Entidades Obligadas a la Auditoría de Cuentas
Deberán someterse a la auditoría de cuentas las siguientes entidades:
1. Criterios Generales por Naturaleza Jurídica
Cualquiera que sea su naturaleza jurídica, si concurre alguna de las siguientes circunstancias:
- Emitan valores admitidos a negociación en mercados regulados.
- Emitan obligaciones en oferta pública.
- Se dediquen de forma habitual a la intermediación financiera (entidades de crédito, empresas de servicios de inversión, instituciones de inversión colectiva, etc.).
- Tengan como objeto social cualquier actividad relacionada con los seguros privados.
- Reciban subvenciones, ayudas o realicen obras, prestaciones, servicios o suministren bienes al Estado y demás organismos públicos, dentro de los límites que reglamentariamente fije el Gobierno por Real Decreto.
- Entidades que superen los límites que reglamentariamente fije el Gobierno por Real Decreto. Dichos límites se referirán, al menos, a la cifra de negocios, al importe total del activo según balance, y al número anual medio de empleados, y se aplicarán a todos o cada uno de ellos según lo permita la respectiva naturaleza de cada sociedad o entidad.
2. Requerimiento Judicial
Según establece el artículo 40 del Código de Comercio: cuando lo acuerde el juzgado competente, incluso en vía de jurisdicción voluntaria, si acoge la petición fundada de quien acredite un interés legítimo.
3. Solicitud de Socios Minoritarios
Las sociedades que no estén obligadas a someter las cuentas anuales a verificación por un auditor (como las que presentan balance abreviado), podrán ver solicitada una auditoría si:
- Los socios que representen al menos el 5% del capital social lo solicitan al registrador mercantil del domicilio social.
- Se solicita que, con cargo a la sociedad, se nombre un auditor de cuentas para realizar una auditoría de un determinado ejercicio, siempre que no hayan transcurrido tres meses a contar desde la fecha de cierre de dicho ejercicio.
Elaboración y Firma de las Cuentas Anuales
Una vez cerrado el ejercicio contable a 31 de diciembre, los empresarios están obligados a elaborar las cuentas anuales de su empresa, las cuales deberán ser firmadas para hacerse responsables de la veracidad de las mismas. Las firmarán:
- El empresario (en empresa individual).
- Los administradores (en sociedades de capital).
- Los socios que respondan ilimitadamente de las deudas sociales (sociedades colectivas, comanditarias, etc.).
Procedimiento de Depósito en el Registro Mercantil (RM)
Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores presentarán para su depósito en el RM del domicilio social:
- Certificación de los acuerdos de la Junta de Socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmada, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, adjuntando un ejemplar de cada una de ellas.
- El informe de gestión y el informe de auditor, si fuera obligatorio o se hubiera acordado a petición de minoría.
Calificación y Efectos del Depósito
Dentro de los 15 días siguientes a la fecha del asiento de presentación, el registrador calificará bajo su responsabilidad si:
- Los documentos presentados son los exigidos por la ley.
- Están aprobados debidamente por la Junta General.
- Constan las preceptivas firmas.
Si no aprecia defectos, tiene por efectuado el depósito y practica el asiento en el libro de depósito de cuentas y en la hoja correspondiente a la sociedad depositante. Si es defectuoso, actuará conforme a lo establecido.
Cualquier persona puede obtener información del RM sobre todos los documentos depositados.
Consecuencias del Incumplimiento
Si los administradores incumplen no depositando dentro del plazo los documentos obligatorios, no se inscribirá en el RM documento alguno mientras el incumplimiento persista. Se exceptúan de esta restricción:
- El cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores.
- La revocación o renuncia de poderes.
- La disolución de la sociedad.
- El nombramiento de liquidadores.
- Los asientos ordenados por autoridad (judicial o administrativa).