Proceso de Compras Públicas y Gestión de Contratos

3 - Llamado y recepción de compras

A veces, este proceso es sencillo, como en el caso de productos que sean ofrecidos a través de Catálogo Electrónico de Convenios Marco, ya que se solicita la aceptación de una orden de compra y una vez que el proveedor acepta se cierra esta etapa. En otros casos, como las licitaciones, donde habrá que definir plazos, redactar bases, publicarlas, recibir y resolver consultas, etc.

El Reglamento de Compras Públicas establece que en casos en que no se puede utilizar los Convenios Marco disponibles en el Catálogo Electrónico, los organismos deben adjudicar, mediante licitación pública, a menos que proceda una excepción de licitación privada o trato directo, la cual debe ser respaldada con una resolución fundada.

Bases administrativas y técnicas

Documentos más importantes para el desarrollo de las licitaciones. En ambos casos se trata de 'las reglas del juego' que deberán seguir oferentes y comprador.

Bases técnicas

La idea es especificar el producto o servicio que se desea adquirir.

Bases administrativas:

Sirven para definir todos aquellos aspectos administrativos de la compra. Fundamental es contar con la especificación del bien o servicio a adquirir y asegurarse de que esta especificación sea clara y explícita para los eventuales proveedores. También ser riguroso en la definición de plazos de manera que permitan, a los eventuales competidores, preparar sus ofertas, realizar consultas y presentar los documentos que se les soliciten. También es importante garantizar la transparencia.

Sistemas de garantías:

Resguardan a la institución de eventuales incumplimientos del proveedor.

4 - Evaluación de las ofertas:

Las propuestas de los oferentes se deben analizar cuantitativa y cualitativamente si satisfacen nuestras especificaciones administrativas y técnicas. Se les debe informar a los proveedores bajo qué condiciones serán evaluados.

Actores: Departamento de Abastecimiento, cuando las licitaciones sean muy complejas, se forman equipos de evaluación con usuarios requerentes o expertos de otros departamentos de la organización, o contratar expertos externos a la organización.

5 - Adjudicación y formalización:

En esta fase deben formalizarse los acuerdos de provisión, facturación y pago de los servicios, deben administrarse los riesgos de eventuales incumplimientos por parte del proveedor, prever mecanismos para garantizar el cumplimiento y para resolver las eventuales diferencias que pudiesen surgir.

Actores: La unidad encargada de adquisiciones y los proveedores adjudicados. Sin embargo, dependiendo de la complejidad de la compra pueden participar los equipos jurídicos de ambas partes y los responsables de finanzas, entre otros.

6 - Ejecución y gestión de contrato:

Aquí se deberá pagar por los bienes o servicios recibidos. Después de realizada la compra es bueno hacer una evaluación del proveedor. La idea es realizar una adecuada gestión de contratos y evitar la realización de procesos de compra innecesarios.

Actores: Abastecimiento, Finanzas, el proveedor y el usuario del bien o servicio contratado. Se genera mucha información relevante para futuros procesos de compra.