Proceso de contratación y gestión de documentación laboral

Solicitud de referencias

Son informes del candidato que provienen de antiguos jefes o colaboradores. Lo adecuado es pedir permiso al candidato durante la entrevista para solicitarlas de manera confidencial. Salvo que el candidato exprese lo contrario, no se pedirán a la empresa en la que está trabajando actualmente, sino en las anteriores.

Se pueden solicitar por internet, por teléfono (forma más habitual), por escrito (no suele dar resultado, genera desconfianza por las respuestas generales) o mediante una visita personal (aporta precisión y claridad pero lleva más tiempo).

Periodo de prueba

Puede concertarse por escrito con los límites de duración establecidos en los convenios colectivos. En su defecto, el periodo de prueba no podrá exceder de: 6 meses para técnicos titulados, 2 meses para otros trabajadores, 3 meses para empresas de menos de 25 trabajadores y para aquellos que no sean técnicos titulados.

Durante el periodo de prueba, cualquiera de las partes podrá dar por finalizado el contrato sin necesidad de preaviso y el trabajador no tiene derecho a percibir indemnización. El trabajador tendrá los mismos derechos y obligaciones que el resto de trabajadores de plantilla.

Pasos del plan de acogida

Recibimiento, presentación al director, visita al centro de trabajo, presentación al jefe de departamento, situación en el puesto, información sobre seguridad, designación de responsable de integración y formación inicial.

Tratamiento de la documentación laboral

La información generada durante el proceso y la duración del contrato debe ser tratada correctamente según las normas establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.

Debe abrirse un expediente personal donde se guarda, de forma ordenada, la documentación relacionada con el historial laboral de cada trabajador: formación, puesto de trabajo desempeñado, funciones, tipos de contratos laborales, etc.

Documentación del expediente

La documentación puede ser aportada por el trabajador, generada por la empresa, procedente de la Administración pública, de otras empresas y de instituciones públicas o privadas.

Actualización de los expedientes: El expediente sufre variaciones como prórrogas, finalizaciones o modificaciones de contrato, ascensos, excedencias, cambios de tareas, formación o cambios familiares. La variación de ciertos datos puede tener importantes consecuencias.

Conservación de los documentos de carácter laboral

Legislación laboral: Mínimo 4 años desde el fin de la relación laboral. Contratos de trabajo, documentos de afiliación a la Seguridad Social, partes de altas y bajas, documentos de afiliación a mutuas de accidentes y enfermedades profesionales, nóminas y boletines de cotización a la Seguridad Social.

Legislación fiscal: 4 años a contar desde la liquidación de impuestos.

Código de comercio: Seis años desde la fecha de cierre del ejercicio contable.

Otras normas: Algunas administraciones establecen mayores plazos cuando conceden subvenciones relacionadas con salarios.

Protección de datos personales

Todos los documentos deben ser protegidos para garantizar el derecho al honor y a la intimidad. El departamento de Recursos Humanos tendrá las siguientes obligaciones: informar a los afectados, pedir el consentimiento, garantizar los derechos, guardar secreto profesional, adoptar medidas de seguridad.