Proceso de Contratación y Gestión Documental en Recursos Humanos

Fases Finales del Proceso de Selección y Gestión Documental

1. Etapas Finales del Proceso de Selección

1.1. Valoración de Candidatos y Toma de Decisiones

Tanto si el proceso de selección ha sido externo como interno, se suele realizar una entrevista final para valorar a la terna de candidatos finalistas.

1.2. Oferta del Puesto al Candidato Seleccionado

Se suele realizar en una entrevista donde se informa al candidato sobre las características del puesto. Si ambas partes están de acuerdo, firmarán un contrato de trabajo que se registrará en el Servicio Público de Empleo de la Comunidad Autónoma.

Precontratación

A veces, de forma previa a la contratación, se realiza el ofrecimiento del puesto de trabajo a través de un contrato o carta de oferta de empleo en la que se indican las condiciones de la incorporación. Este tipo de acuerdo es aconsejable para personas que, estando empleadas en otra empresa, necesitan la seguridad de su futura contratación.

1.3. El Reconocimiento Médico

Tiene como objetivo comprobar que el candidato reúne las condiciones físicas y psíquicas necesarias para desempeñar el puesto de trabajo. Es imprescindible el consentimiento previo del candidato. El tipo de examen médico variará en función del puesto de trabajo. El resultado del examen médico que se entregará a la empresa será únicamente “apto” o “no apto”.

1.4. El Periodo de Prueba

Puede concertarse por escrito, con los límites de duración establecidos en los convenios colectivos o, en su defecto, en el Estatuto de los Trabajadores. La duración del periodo de prueba no podrá exceder de:

• 6 meses máximo para los técnicos titulados.
• 2 meses máximo para los demás trabajadores.
• 3 meses máximo, en las empresas de menos de 25 trabajadores, para los trabajadores que no sean técnicos titulados.

Durante el periodo de prueba, cualquiera de las partes podrá dar por finalizado el contrato sin necesidad de preaviso ni derecho a indemnización alguna para el trabajador. Durante este periodo, el trabajador gozará de los mismos derechos y obligaciones que el resto de los trabajadores de plantilla.

2. Tratamiento de la Documentación Laboral

La documentación generada durante el proceso de selección y a lo largo de la relación contractual debe ser tratada correctamente, respetando, sobre todo, las normas establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). La gestión documental de los trabajadores que se incorporan a la empresa comienza con la apertura de un expediente personal.

2.1. Expediente Personal

Es un conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que reflejan el historial laboral de cada trabajador. Generalmente, consta de: carpetilla, documentación y extracto o resumen.

Documentación del Expediente

Puede incluir documentación aportada por el trabajador, documentos generados en la empresa, y documentación procedente de la administración pública, de otras empresas o de instituciones públicas o privadas.

Actualización de los Expedientes

Los expedientes deben ser actualizados constantemente, ya que la información y la situación laboral del trabajador pueden sufrir variaciones a lo largo del tiempo.

2.2. Conservación de los Documentos de Carácter Laboral

Las relaciones laborales generan una gran cantidad de documentación, y el papel del personal administrativo es crucial en este aspecto, ya que es el responsable de controlar y gestionar toda esta información. Los plazos mínimos de conservación de documentos laborales varían según la legislación aplicable:

• Legislación laboral: mínimo de 4 años.
• Legislación fiscal: 4 años.
• Código de Comercio: 6 años.

Es fundamental cumplir con estos plazos para asegurar la legalidad y la correcta gestión de la información laboral.