Proceso Estratégico de Adquisición de Bienes y Servicios Empresariales
El Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios
Para que una empresa adquiera los bienes y servicios que necesita, es fundamental seguir una serie de pasos estructurados para encontrar proveedores, negociar la compra y asegurar la calidad y el coste.
Fases del Proceso de Compra Empresarial
- Planificación de las Compras: Realizar un estudio exhaustivo de las necesidades para estar debidamente preparados.
- Análisis de las Necesidades: Esta función se centraliza en el Departamento de Compras, que recibe y procesa las solicitudes de material o servicios.
- Solicitud de Ofertas y Presupuesto: Cuando se trata de una primera compra o de un producto de coste elevado, es necesario este paso para evitar impactos negativos en la economía de la empresa.
- Evaluación de las Ofertas Recibidas: Es crucial estudiar, comparar y examinar detalladamente todas las ofertas presentadas.
- Selección de Proveedores: Se compara el precio, la calidad, las garantías y las condiciones ofrecidas por la empresa que suministrará el producto.
- Negociación de las Condiciones: Durante esta fase se especifican aquellos puntos de la oferta que son negociables (como la forma de pago, plazos, etc.).
- Solicitud del Pedido: Una vez que comprador y vendedor llegan a un acuerdo, este se formaliza mediante un documento vinculante que compromete a ambas partes.
- Seguimiento de Pedido y Acuerdos: Se verifica que el material recibido corresponda exactamente con lo solicitado y que se cumplan todas las condiciones pactadas.
2.4 Solicitud de Ofertas y Presupuestos
Esta fase se activa en las empresas bajo las siguientes circunstancias:
- Inicia su actividad por primera vez.
- Debe comprar un producto nuevo.
- No está satisfecha con los proveedores habituales.
- Para responder a la publicidad recibida.
- Para ampliar su cartera de proveedores.
Dado que el proceso de petición de ofertas conlleva un coste económico, es esencial asegurarse de enviar la solicitud solo a aquellos proveedores cuya respuesta incluya una oferta de interés. Existen varios factores que influyen en la decisión de comprar directamente al fabricante o a un mayorista:
Factores Influyentes en la Decisión de Compra
- El tipo de productos: Los fabricantes a menudo venden a través de detallistas.
- La cantidad solicitada en cada pedido.
- La ubicación de la tienda o centro de operaciones.
- Los servicios ofrecidos por el proveedor, como el transporte.
2.4.1 Información Requerida en la Solicitud de Oferta
Es fundamental solicitar información detallada para una correcta comparación:
Aspectos Económicos y Comerciales
- Precio por unidad.
- Descuentos aplicables.
- Rappels y su aplicación.
- Gastos de envases y embalaje.
- Gastos de transporte.
- Forma de pago acordada.
- Recargos por aplazamientos.
Condiciones Técnicas
- Características técnicas específicas.
- Servicios de instalación y montaje.
- Disponibilidad de repuestos y mantenimiento posventa.
- Niveles de calidad exigidos.
- Requisitos de embalajes especiales.
- Tiempo de garantía ofrecido.
- Formación necesaria para los usuarios finales.
Servicio Postventa
- Plazo de entrega estipulado.
- Política de devolución de excedentes.
- Mecanismos de revisión de precios futuros.
- Otros servicios complementarios ofrecidos.