Protección de Datos Personales y Gestión Documental en la Empresa
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Protección de Datos Personales
Se aprobó la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
El nombre, apellidos, la fecha de nacimiento, la dirección postal o dirección de correo electrónico, número de teléfono, de identificación fiscal, matrícula de coche, DNI, son datos que identifican a una persona.
La Protección de Datos en la Empresa
Las empresas en las que se recogen y tratan datos de carácter personal deben tener a un delegado de protección de datos a quien corresponde velar por el cumplimiento de la LOPDGDD. Habitualmente será el personal administrativo dentro del departamento de RR.HH., y tiene la obligación de:
- Informar a las personas afectadas.
- Pedir el consentimiento.
- Calidad de los datos.
- Garantizar los derechos de las personas afectadas.
- Deber de guardar secreto profesional.
- Adopción de medidas de seguridad.
Medidas de Seguridad para la Protección de Datos
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) indica que los encargados y responsables del tratamiento de los datos deben aplicar las medidas de seguridad que deben ser técnicas y organizativas.
Medidas de Seguridad
- Medidas técnicas (identificación de usuarios, medidas de salvaguarda).
- Medidas organizativas (deber de confidencialidad y secreto).
Gestión de la Documentación del Personal
Las empresas tienen establecidos procedimientos para gestionar los expedientes de la plantilla. Los procedimientos tienen que respetar las medidas de seguridad. El personal administrativo del departamento de RR.HH. es quien se encarga de ello.
Ordenación de los Expedientes
Primero, ordenar los expedientes por departamentos. Dentro de cada departamento, se ordenan alfabéticamente y, finalmente, los documentos de cada expediente se ordenan cronológicamente.
Ciclo Vital de los Documentos
Los documentos en las empresas pasan por 3 etapas:
En el archivo del departamento: documentación actual que se utiliza frecuentemente. Permanecerán en este archivo mientras la persona permanezca en la empresa.
Después al archivo intermedio: documentación del personal que ha finalizado su relación con la empresa, la que ha perdido la vigencia jurídica y administrativa o cuando las necesidades de consulta son esporádicas.
Y al archivo histórico: documentación que se consulta raramente y que constituye la memoria histórica de la empresa.
*EXPURGO: destrucción física de los documentos (por ejemplo: documentos sin vigencia, duplicados, difusión general, documentos que hayan perdido vigencia jurídica y administrativa). La destrucción no se puede reconstruir.
Responsabilidades del Personal que Gestiona la Documentación de Carácter Laboral
Gestión de la documentación y de la protección de datos: el personal administrativo recoge y trata datos personales de la plantilla y deben guardar confidencialidad y el secreto profesional de dichos datos.
1. Deber de Confidencialidad
El personal que recoja y trate datos personales deberá guardar la confidencialidad, deberá firmar una cláusula de confidencialidad en el contrato de trabajo.
2. Deber de Secreto Profesional
La LOPDGDD dice que el responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional.