Protección de Datos Personales y Gestión Documental en Empresas
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Protección de datos personales
Para proteger los datos personales y la intimidad de las personas, se aprobó la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal, en la que se reconoce al ciudadano el derecho fundamental a la protección de datos, la facultad de controlar sus datos personales y la capacidad para disponer y decidir sobre ellos.
La protección de datos en la empresa
Los trabajadores facilitan a las empresas documentación y datos personales desde que son reclutados en un proceso selectivo, así como los que facilitan durante la relación laboral. Todos estos documentos pasan a formar parte del expediente personal y deben ser protegidos para garantizar el derecho al honor y a la intimidad. El Departamento de Recursos Humanos tiene las obligaciones de:
- Informar a los afectados.
- Pedir el consentimiento.
- Garantizar la calidad de los datos.
- Garantizar los derechos de los afectados.
- Deber de guardar secreto profesional.
- Adopción de medidas de seguridad.
Medidas de seguridad en el tratamiento de datos
Las medidas de seguridad exigibles en los ficheros y al tratamiento se establecen en función de tres niveles:
- Nivel básico: datos de carácter personal (nombre y apellido, dirección, DNI, etc.).
- Nivel medio: datos que definan características o personalidad, relacionados con la seguridad social e infracciones administrativas o penales.
- Nivel alto: datos de ideología, derivados de violencia de género, origen racial y salud.
Gestión de la documentación del personal
Las empresas tienen establecidos procedimientos para gestionar los expedientes de los empleados.
A. Ordenación de los expedientes
El procedimiento habitual consiste en: orden de los expedientes por departamentos, luego alfabéticamente y finalmente cronológicamente.
B. Ciclo vital de los documentos
- Archivo del departamento: documentación actual que se utiliza frecuentemente.
- Archivo intermedio: documentación de los trabajadores que han finalizado su relación con la empresa.
- Archivo histórico: documentación que se consulta raramente y que constituye la memoria histórica de la empresa.
Responsabilidades del personal que gestiona la documentación de carácter laboral
Deber de confidencialidad y deber de secreto profesional.