Protocolo y Redacción de Documentos Empresariales: Saluda, Comunicados y Cartas

El Saluda: Protocolo y Uso

El Saluda es utilizado por directores de empresas, organismos públicos y autoridades para: agradecimientos, invitación a actos, tomas de posesión y cambios de domicilio social.

Reglas de redacción

• Redactar en 3ª persona.
• Interlineado doble.
• Contenido breve.
• No va firmado.
• No lleva sello de la empresa.
• No incluye la dirección del destinatario.

Estructura del Saluda

• Inicio: Puesto de la persona que saluda, razón social de la empresa y, después, la palabra "Saluda".
• Contenido: El texto irá seguido de "a", para después indicar el nombre y apellido (en mayúsculas) del destinatario. Si no se conocen los datos, poner el cargo de la empresa a quien se dirige el saludo y después poner "al" / "a la" seguido del motivo del saludo.
• Final: Nombre y apellido de quien envía el saluda, la frase de despedida (corta y amable, por ejemplo: "tiene el honor de ofrecerle su consideración personal más distinguida"), localidad y fecha.

Comunicados Internos

Se utilizan para que se comuniquen los departamentos de una empresa.

Estructura

• Inicio: Nombre o razón social (membrete). No incluye dirección, teléfono o email. Debe incluir fecha, "DE" (nombre del departamento o persona que envía), "A" (departamento o persona destinataria) y el motivo del comunicado.
• Contenido: Especificar el motivo del comunicado. Se escribe con doble interlineado y márgenes de 4-6 cm a la izquierda y 2-4 cm a la derecha. La redacción debe ser breve y directa.
• Final: Firma o rúbrica de la persona que envía el comunicado.

Carta Circular

Documentos dirigidos a muchos destinatarios con el mismo contenido.

Características principales

• Debe tener el membrete de la empresa que la emite.
• El saludo es amplio y generalizado.
• Busca dar sensación de personalización, escrita con el fin de que el destinatario tenga la impresión de que fue redactada específicamente para él.
• La presentación debe ser atractiva a simple vista para captar el interés.
• La exposición del tema será clara, concisa, con lenguaje correcto y buena gramática.
• Indicar el cargo de quien firma; la rúbrica va impresa.
• Remitida en sobre cerrado y franqueado.
• Son cartas que no requieren respuesta.

Clasificación de Cartas Comerciales

• Carta de informe: Informe comercial o personal.
• Carta de pedido: Solicitud de información, carta de pedido en firme, carta de aceptación de pedido, carta de cobro de pedido.
• Carta de reclamación:
  • Carta de reclamación de pedido: Escrita por el cliente al proveedor por haber daños en la mercancía.
  • Carta de reclamación de impagado.