Documentos administrativos: oficio, nota interior, certificado, actas y derechos del administrado

Resumen

El texto describe los soportes y la clasificación de los documentos administrativos, así como las características del oficio, la nota interior, el certificado y las actas. También explica quién es el administrado, cómo se determina la legitimación de los interesados y cuáles son sus derechos frente a la administración.

Puntos clave

Los documentos administrativos son el soporte material de los actos administrativos y sirven para comunicarse entre órganos, con los ciudadanos y con entidades privadas.
Pueden utilizar cualquier soporte siempre que se garantice su autenticidad, integridad y conservación.
Clasificación: de comunicación, de constancia y de los ciudadanos.
El oficio tiene encabezamiento, expresión breve del asunto y cierre con fecha, antefirma, firma y rúbrica, sin fórmulas de despedida ni anexos.
El certificado debe acreditar hechos o situaciones y comienza con las palabras «certifica» o «certifico».
Las actas recogen asistentes, orden del día, deliberaciones y acuerdos de los órganos colegiados, y son firmadas por el secretario.
Los administrados pueden ser simples o cualificados, y sus derechos incluyen usar la lengua oficial de su comunidad, no presentar documentos no exigidos y acceder a registros y archivos.

Ponte a prueba

Soportes documentales: A)Los documentos administrativos cumplen dos funciones: 1-Son el soporte material de los actos administrativos. 2-Sirve como medio de documentación entre órganos y unidades de la propia administración con esta y los ciudadanos. B)Los documentos administrativos puedes utilizar cuaquier soporte siempre k se garantize su autenticidad, integridad y conservación. C) Clases de soportes documentales: 1.Textuales. 2.Gráficos. 3.Sonoros. 4.Imagen. 5.Informáticos. Clasificación de documentos administrativos: 1) De comunicación: sirve para transmitir determinados hechos,actos, actuaciones o circunstancias a los ciudadanos, las empresas u otros órganos de la administración. 2)De constancia: sirve para acreditar determinados hechos o actos. 3)De los ciudadanos: son los dirigidos x los particulares a la administración. Documentos administrativos: A)El oficio:es un documento que utilizan los diferentes órganos o unidades de las administraciones publicas para comnunicarse entre si, con los ciudadanos y con empresarios o entidades privadas. 1-Encabezamiento:figuran las referencias, la fecha y el asunto. 2-expresión breve, consisa y precisa del asunto. 3-No se utilizan formulas de despedida, simplemente se consignaran la fecha, la identificación del emisor mediante el cargo que ocupa en la antefirma, su firma y rubrica, y debajo su nombre y apellidos.No lleva anexo. B)La nota interior:es un documento k se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior.1-Encabezamiento.2-Cuerpo.3-Cierre. El certificado: A)es un documento escrito emitido x un órganos administrativo k sirve para producir efectos en un procedimiento administrativo, o bien para acreditar hechos, actas o situaciones. B)Puede solicitarse x motivos diferentes: -certificados de retribución.-de estudios.-de residencia.-de cursos realizados.-de estar matriculado en un determinado centro escolar.- de nacimiento.-de defunsion.-de calificaciones académicas.Estructura del certificado: 1)Encabezamiento:ha de figurar impreso el membrete del organismo o institución k expide el certificado. 2)Cuerpo.Se inicia con las palabras:certifica o certifico. 3)Cierre: -Formula de cierre-fecha-firma-sello-visto bueno.Las actas: son documentos k sirven ara dejar constancia de los asistentes, el orden del dia, las deliberaciones y los acuerdos de las reuniones de los órganos colegiados. 1)Encabezamiento: -titulo-dia,hora y lugar-asistentes-orden del dia 2)Cuerpo: -deliberaciones-acuerdos. 3)Cierre:se hará constar la hora de fianlizacion de la sesión. Se identificara al secretario con la antefirma, la firma y el nombre y apellidos. El administrado:es toda persona física o jurídica suceptible se establecer relaciones con la administración, siendo normalmente su sujeto pasivo. Clases de administados: 1)administado simple: esta sujeto de forma general a la administración y es tratado x las normas de forma objetiva e impersonal. 2)Administrado cualificado. Esta sujeto de forma especial a la administración.La legitimación:Son interesados: -los k promueven el procedimiento como titulares de derechos. -los k pueden ser afectados x el procedimiento antes de su inicio. -los k pueden ser afectados x el procedimiento sin k se haya producido resolución definitiva. -las asociaciones y organizaciones representativas de interés económicos y sociales. -los k reciben la transimision de una relacon jurídica.Derechos del administrado: -a utilizar las lengua oficiales en el territorio de su comunidad autónoma. -a no presentar documentos no exigidos. -a obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos. -al acceso a los regitros y archivos de las administraciones publicas. -a ser tratados con respeto y diferencia por las autoridades y funcionarios.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre un oficio y una nota interior?

El oficio sirve para comunicarse entre órganos, con ciudadanos y con entidades privadas. La nota interior se usa solo para la comunicación entre órganos o unidades de un mismo órgano superior.

¿Con qué palabras empieza el cuerpo de un certificado?

El cuerpo del certificado se inicia con las palabras «certifica» o «certifico».

¿Quiénes son considerados interesados en un procedimiento administrativo?

Son interesados quienes promueven el procedimiento como titulares de derechos, quienes pueden ser afectados por él, las asociaciones y organizaciones representativas de intereses económicos y sociales, y quienes reciben la transmisión de una relación jurídica.