Sistemas de Presupuestos y Estimacion de Costes de Produccion

Sistemas de Presupuestación y Estimación de Costes

En el ámbito de la gestión empresarial, la correcta estimación y presupuestación de los trabajos es fundamental para garantizar la rentabilidad de cualquier negocio, especialmente en sectores complejos como el de las artes gráficas. A continuación, se detallan los diferentes métodos y componentes esenciales para calcular con precisión los costes de producción.

1. Métodos de Presupuestación

Existen diversos enfoques para presupuestar un trabajo, cada uno con sus propias ventajas, limitaciones y grados de fiabilidad:

• Presupuestos por intuición: Carecen de total fiabilidad y no se fundamentan en el cálculo preciso de los costes que intervienen. En empresas familiares es frecuente que el fundador, basándose en su experiencia, determine los precios de esta manera.
• Presupuestos basados en la relación con el cliente: Son producto de la negociación directa de los precios. Sin embargo, si no se conoce con exactitud el coste del trabajo, puede ocurrir que no se cubran los costes operativos.
• Presupuesto posterior a la realización del trabajo: Sistema en el que se precisa una información inmediata y fiable de los tiempos y costes de producción reales. El inconveniente es que existen pocos clientes que aprueben un trabajo sin disponer de un presupuesto previo.
• Sistema de cálculo por ratios: Partiendo de un coste fácilmente calculable (normalmente el papel) y conociendo los gastos generales de la empresa, se extrapolan los datos al coste del trabajo y se aplica un margen para obtener el precio. No siempre el consumo de papel es suficiente para valorar un trabajo complejo (impresión a color, a una tinta, encuadernación), por lo que solo se aconseja cuando los productos son muy estandarizados.
• Según los precios de la competencia: Su fiabilidad dependerá de hasta qué punto la valoración que están realizando es la adecuada y de si su estructura se corresponde con la de nuestra propia empresa. Es útil conocer los precios de mercado para establecer el precio de venta, pero antes hay que tener claro el coste real del trabajo.
• Presupuestar en base a trabajos anteriores: Aprovecha la experiencia previa para realizar la valoración. Para que el sistema sea eficaz, debemos disponer de una información completa de los costes reales contabilizados en los proyectos pasados. Esta situación se produce habitualmente cuando un determinado cliente solicita la reedición de un trabajo.
• Listas de precios: Están pensadas para dar una respuesta rápida al posible cliente. Con una buena estructuración y una estimación completa de los costes de cada uno de los productos, se puede conseguir un sistema fiable y de gran agilidad de uso. Lógicamente, no se deben adoptar ni copiar tarifas de la competencia, dado que sus costes no tienen por qué coincidir con los nuestros.

2. Estimación de Costes

Es el sistema de presupuestar más exacto. Para aplicar este procedimiento se debe estudiar el trabajo minuciosamente, identificar la forma de realizarlo en producción y conocer las distintas posibilidades que existen para llevarlo a cabo. El coste de un producto, de modo simplificado, se compone de tres conceptos básicos cuya suma nos permitirá conocer el coste total:

• Coste de materias primas
• Costes de transformación
• Costes de estructura: Calculados como el Coste del trabajo = [(Tiempo estándar de producción × Precio hora) × (Número de operaciones)] + Coste de materiales + Precio de trabajos externos

Coste de Materias Primas

Es la valoración de los materiales que componen el producto final: papel, tintas, películas, fotolitos y planchas principalmente. Para obtener el valor del coste hay que calcular la cantidad y el precio. La cifra a aplicar será la que realmente se consuma para conseguir el producto final.

Se deben tener en cuenta dos factores principales:

• Rendimiento de consumo (el material perdido).
• Precio de la mercancía, sumando los gastos asociados como compra, transporte, almacenamiento, seguros y financiación, si procede.

Coste de la Tinta

Representa un coste de entre un 2% y un 5% del total del trabajo, por lo que no siempre se presta la suficiente atención a su consumo.

Variables que influyen:

• t: Consumo de tinta
• n: Número de ejemplares y mermas
• l: Número de caras
• a: Área de impresión
• c: Porcentaje de cobertura (letra fina sin medios tonos 15%, letra normal sin medios tonos 20%, letra normal con encabezados de párrafos en negrita 25%, textos e ilustraciones 30%, letra llena sin medios tonos 35%, composición muy densa 50%, medios tonos 50%, negativos 60% a 90%, masas 100%, colores de cuatricromía: magenta y cian 40%, amarillo 50%, negro 20%)
• i: Sistema de impresión (tipografía y flexografía 1, huecograbado 0,7, offset 0,5)
• s: Soporte de impresión (papel estucado brillo 1,0, estucado mate 1,3, papel offset 1,4, alisado 1,6, papel de periódico 1,8, cartulina absorbente 2,0, cartón 2,2)
• d, p, r, f: Densidad, porcentaje de desperdicio, residuo y factor de consumo de tinta.

Coste del Papel

En el momento de presupuestar un trabajo se debe conocer el peso de la cantidad de papel necesario para el trabajo, así como su precio. El coste puede representar aproximadamente un 30% del total.

Variables principales:

• Peso en kg por resma.
• Coste por resma o por kg.
• Dimensiones (ancho y largo) de la hoja o de la bobina.
• Gramaje del papel, expresado en gramos por metro cuadrado.
• Número de hojas (generalmente 500 conforman una resma).

3. Coste de Transformación

Es el valor que hay que añadir, partiendo de las materias primas, para llegar al producto final listo para su venta. Está representado por dos partidas:

1. El tiempo empleado en la producción que supone la transformación.
2. El coste de ese tiempo empleado.

Costes Horarios

Los costes de los materiales y los trabajos externos son fáciles de calcular, pero para valorar la producción interna es preciso conocer los tiempos por operación y los costes horarios para cada una de las secciones que realizan los trabajos. En este cálculo hay que tener en cuenta la forma de aplicar las amortizaciones y los gastos generales de la empresa, tanto los relacionados directamente como los que no.

Con el fin de determinar la incidencia de los distintos departamentos de la empresa en los costes horarios, es importante diferenciar dentro del organigrama tres espacios:

1. Áreas: Principalmente el área funcional (cuyos costes no son asignables a un departamento en concreto sino a toda la empresa en general), el área estructural (constituida por los departamentos no productivos) y el área de producción (que engloba a los productivos).
2. Centros: Dentro del área estructural se encuentran los centros de administración, comercial y almacén, por ejemplo; y de preimpresión, impresión y postimpresión en el área de producción.
3. Subcentros: Son aquellas secciones que pueden realizar una tarea propia de manera individual (por ejemplo, el escáner en el centro de preimpresión, cada una de las máquinas de offset en el centro de impresión o la guillotina en el centro de postimpresión). Los costes horarios se obtendrán solo para los subcentros productivos.

Obtención de Costes Horarios por Subcentro

En la elección de los criterios de reparto existen diferentes tendencias. En algunos casos se limitan a un reparto proporcional de todos los gastos no asignables directamente a los subcentros, de forma proporcional a los asignados directamente. En otros, dependiendo del gasto que se considere, se aplican desde índices de productividad hasta superficies ocupadas por cada subcentro.

Para poder realizar un reparto de gastos por imputación se necesita conocer la siguiente información:

• Superficie relativa por subcentro
• Horas efectivas de trabajo por subcentro (efectivas y presenciales)
• Potencia eléctrica instalada
• Coeficiente de potencia consumida
• Índice de productividad

También, para una mayor exactitud en los cálculos, se puede necesitar:

• Superficie total imprimible en una pasada por máquina
• Volumen de trabajo relativo dentro de los centros por subcentro computable
• Valores de producción

La operación de multiplicar el tiempo por el coste horario proporciona el dato del coste de transformación.

Elementos que Intervienen en el Coste por Hora

1. Mano de Obra

Constituido por lo que cuesta a la empresa el personal que trabaja. Comprende:

• Mano de obra directa: Personal que interviene en el proceso de producción y cuyo trabajo se puede medir de alguna manera.
• Mano de obra indirecta: Mandos y mozos de taller que son necesarios, pero cuyo trabajo es difícil de medir. El coste del personal restante (dirección, comerciales, contabilidad, gestión de personal) se carga dentro del apartado denominado estructura.

Tipos de horas e incidencia en el coste horario:
Los tipos de horas se valorarán solo en el área de producción. Hay que diferenciar las diferentes clases que existen en función de la influencia sobre la producción y los costes de los trabajos. Las horas de presencia están constituidas por el tiempo total de presencia del personal de un determinado subcentro y pueden dividirse en:

• Horas efectivas: Es el tiempo productivo.
  • De preparación: Ajustes de máquina, por ejemplo. Aunque se facturan al cliente, no representan producción real.
  • De producción: Horas dedicadas realmente a la elaboración del producto.
• Horas no efectivas: No se podrán facturar al cliente; son debidas a ineficacias o al funcionamiento de la empresa.
  • Funcionales: El tiempo destinado al mantenimiento y la formación.
  • De paros: Fallos humanos o de las máquinas.

Cualquier reducción de las horas no efectivas repercutirá en el aumento de las efectivas, así como la disminución del tiempo de preparación mejorará los tiempos de producción generando un coste menor del producto. Es importante recordar que se vende al cliente un producto y no horas.

Salarios:
Es la retribución económica del personal contratado. En el coste se incluyen las cargas sociales, impuestos, dietas, pagas extraordinarias y los días de vacaciones prorrateados.

2. Amortizaciones

Cuando se factura un producto también se está vendiendo una parte fraccionada de la maquinaria y de las instalaciones. El empresario ha realizado una inversión de capital en la adquisición de equipos, instalaciones, edificios y mobiliario, y tiene que recuperar la inversión en un plazo de tiempo que equivale a la vida técnica del elemento adquirido.

En la compra de equipos, la inversión conlleva otra serie de gastos que se deberán incluir. El coste total comprende:

• Coste del equipo y accesorios
• Adecuación de la zona
• Instalación
• Aprendizaje
• Tiempo hasta obtener el nivel de productividad esperado
• Adecuación de otros equipos

La cuantía de la amortización se puede plantear de distintos modos:

• Amortización del precio de adquisición.
• Amortización al precio de adquisición más el importe estimado de la inflación, devaluación, etc., que supondría adquirir el mismo bien una vez transcurrido el tiempo de amortización total.
• Amortización al precio de adquisición de un nuevo equipo, en la suposición de que tendrá un precio mayor debido a la obsolescencia tecnológica.

Por lo tanto, la fórmula aplicable es:
El coste de la amortización = Importe total de la cifra a amortizar / Número de horas de vida técnica