Terminología Esencial de Archivística y Gestión Documental
I. Conceptos Fundamentales de Archivo
Archivo: conjunto ordenado de documentos que se guardan siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos en un lugar determinado.
Imperativo legal: acción por la que una ley obliga a cumplir algo.
Tiempo de archivo: tiempo que los trabajadores dedican a ordenar y clasificar los documentos.
Expurgo:Técnica de archivo que consiste en eliminar selectivamente los documentos que ya no sirven.
Legislación mercantil:Código de Comercio (al que están sujetas todas las empresas), además de las leyes específicas que afectan a cada sociedad en particular.
II. Tipos de Archivo
Archivo centralizado: la totalidad de la documentación se concentra en un único lugar.
Archivo descentralizado: la documentación se reparte en diversas secciones o departamentos.
Archivo mixto: aquel que combina lo mejor de los sistemas centralizado y descentralizado.
Archivo activo: conjunto de documentos que se consultan con frecuencia, se refieren a procesos en marcha y exigen ser accesibles.
Archivo definitivo: conjunto de documentos que, aunque hayan perdido su actualidad, siguen siendo de valor histórico o documental para la empresa.
III. Herramientas y Materiales de Archivo
Centralizar: acción de reunir una serie de elementos en un mismo lugar o bien acción de gestionarlos bajo una dirección común.
Carpeta:elemento básico constituido por una pieza de cartulina que puede complementarse con algún otro accesorio.
Cajas de archivos: cajas confeccionadas en cartón o en material plastificado destinadas a guardar documentos en el archivo definitivo.
Fichas: piezas de cartulina que se utilizan como material auxiliar del archivo, complementario de las carpetas o expedientes.
Guías y separadores: materiales que complementan a otros del archivo, facilitando la organización.
IV. Gestión Documental y Digitalización
Microfilmación: técnica para trasladar los documentos físicos a un soporte digital (o fotográfico de tamaño reducido).
Digitalización: consiste en convertir los documentos en papel en imágenes digitales, empleando la tecnología del escaneado.
Base de datos: programa informático de tratamiento de la información.
Campo: unidad más pequeña o elemental que se contiene en una base de datos.
Hipervínculo: ruta o dirección URL o de Internet compuesta por el conjunto de caracteres que nos llevan a una página web o a un programa.
V. Seguridad Informática y Terminología Asociada
Correo no deseado: mensajes de remitentes con los que no queremos tener contacto (también conocido como spam).
Contraseña:clave secreta que permite el acceso a un sistema, recurso o información restringida.
Cifrar: transcribir en números, letras o símbolos, de acuerdo con una clave, un mensaje cuyo contenido se quiere ocultar.
Encriptar: codificar según una clave secreta.
Código de Comercio: normas legales sobre la custodia y conservación de los documentos mercantiles (fines lucrativos) relacionados con las operaciones empresariales.
Antivirus: programa que debe estar actualizado para detectar y destruir los virus informáticos u otros programas maliciosos.
Programa cortafuegos (Firewall):elemento de seguridad (hardware o software) que impide la comunicación de nuestro equipo con otros no deseados.
