Tipos de pedidos (programado, abierto, condicional y en firme) y documentos de compraventa

Resumen

El texto explica los distintos tipos de pedidos en la gestión de compraventa empresarial: programados frente a abiertos, y condicionales frente a en firme según el nivel de compromiso. También describe los documentos internos más usados (pedido, albarán, factura, justificante de pago, nota de abono) y los datos imprescindibles que debe contener un pedido para tener validez como contrato.

Puntos clave

El pedido programado solicita una cantidad anual que se puede fraccionar en varias entregas previo aviso, y suele permitir descuentos por volumen.
El pedido abierto fija una cantidad total aproximada sin compromiso obligado de compra, con plazos de entrega muy cortos (24 o 48 horas).
El pedido condicional queda sujeto al cumplimiento de determinadas condiciones y se documenta mediante una propuesta de pedido.
El pedido en firme se formula con condiciones aceptadas por el proveedor sin reservas y se documenta mediante el pedido o nota de pedido.
El albarán justifica la entrega de las mercancías, la factura refleja el importe y la nota de abono recoge devoluciones, rappels, descuentos o correcciones.
Para tener validez como contrato, el pedido debe incluir datos de emisor y proveedor, número de pedido, lugar y fecha, plazo de entrega y modo de envío.

Ponte a prueba

Tipos de Pedidos: Programado vs. Abierto

La correcta gestión de los pedidos es fundamental en cualquier operación de compraventa. A continuación, se detallan las diferencias entre los pedidos programados y los pedidos abiertos, así como sus implicaciones.

Pedido Programado

El pedido programado se utiliza para solicitar uno o varios productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades. Con este tipo de pedido se solicita una cantidad anual, cuya entrega se puede fraccionar en uno o varios envíos (mensuales, trimestrales, etc.), previo aviso de la cantidad y fecha de entrega.

Ventajas del Pedido Programado

Reducción de los costes de gestión.
Precios de adquisición más bajos al obtener descuentos por volumen de compra.

Inconvenientes del Pedido Programado

La cantidad solicitada suele ser inferior al consumo previsto.
Posibilidad de rotura de stock si no se cumplen las fechas de entrega.

Pedido Abierto

El pedido abierto permite solicitar una cantidad total aproximada, sin que ello suponga un compromiso obligado de compra. Posteriormente, se puede pedir el material en función de las necesidades reales, que pueden ser superiores o inferiores a la cantidad reservada.

Características del Pedido Abierto

Los plazos de entrega suelen ser muy cortos (24 o 48 horas).
El proveedor se obliga a tener un stock mínimo de cada material.
El precio puede ser fijo durante todo el tiempo de vigencia o se pueden aceptar subidas previa justificación de las nuevas tarifas.

Ventajas del Pedido Abierto

Reducción del stock inmovilizado al asegurar un stock mínimo en el almacén del proveedor.
Mayor rotación de los materiales.
Precios de compra más bajos por el volumen de adquisición.
Reducción de los costes de gestión al existir menos documentos (pedidos, boletines de reposición, facturas, etc.) que necesitan un seguimiento contable y de archivo.

Clasificación de Pedidos: En Firme y Condicional

Además de la programación, los pedidos pueden clasificarse según el nivel de compromiso entre las partes.

Pedido Condicional

El pedido condicional está sujeto al cumplimiento de una serie de circunstancias o condiciones para que el compromiso entre vendedor y comprador se considere en firme. Se utiliza si el proveedor no tiene la seguridad de disponer de las suficientes existencias en almacén para atender el pedido, o para asegurar el suministro de mercancías ante la posibilidad de un incremento en ventas o producción. El documento utilizado para este tipo de pedido se denomina propuesta de pedido.

Pedido en Firme

Cuando el cliente realiza un pedido, estableciendo en el mismo una serie de condiciones que son aceptadas por el proveedor sin ningún tipo de reservas, se considera que el pedido ha sido formulado en firme. El documento utilizado es el pedido o nota de pedido.

Documentos Internos en Operaciones de Compraventa

Para el registro y control de las operaciones de compraventa, se utilizan diversos documentos internos, cada uno con una función específica:

Pedido

Documento, carta o impreso que refleja las mercancías solicitadas.

Albarán

Documento que justifica la entrega de las mercancías.

Factura

Documento que refleja el importe de los bienes o servicios suministrados.

Justificante de Pago/Cobro

Documento que acredita un pago o cobro (recibo, cheque, transferencia, letra de cambio, etc.).

Factura de Gastos

Documento que incluye gastos asociados a la operación de compraventa.

Nota de Abono

Documento que refleja devoluciones, rappels, descuentos o correcciones de facturación.

Elementos Imprescindibles de un Pedido como Contrato de Compraventa

Para que un pedido tenga validez como contrato de compraventa entre vendedor y comprador, debe contener la siguiente información esencial:

Datos del Emisor

Nombre y apellidos (si es persona física) o razón social (si se trata de persona jurídica).
Dirección, localidad, código postal.
NIF (Número de Identificación Fiscal).

Datos del Proveedor

Datos de identificación de la empresa vendedora: nombre y apellidos o razón social.
Dirección, localidad, código postal.
NIF.

Número de Pedido

Número correlativo que identifica el pedido.

Lugar y Fecha de Expedición

Indica el día, mes y año en que se formaliza el pedido.

Plazo de Entrega o Envío

Período de tiempo estimado para la recepción de las mercancías desde la fecha de expedición del pedido (ej. 10 días, 1 semana), o una fecha concreta de entrega.

Modo de Envío

Especificación del medio de transporte o la denominación de la agencia encargada de la entrega.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre pedido programado y pedido abierto?

El pedido programado solicita una cantidad anual que se entrega fraccionada previo aviso, mientras que el pedido abierto fija una cantidad total aproximada sin compromiso obligado de compra y permite pedir según las necesidades reales.

¿Qué diferencia hay entre pedido condicional y pedido en firme?

El pedido condicional depende del cumplimiento de ciertas circunstancias para considerarse en firme y se documenta con una propuesta de pedido. En el pedido en firme, las condiciones son aceptadas sin reservas por el proveedor y se documenta con el pedido o nota de pedido.

¿Qué datos debe contener un pedido para ser válido como contrato?

Debe incluir los datos identificativos del emisor y del proveedor (nombre o razón social, dirección y NIF), el número de pedido, el lugar y la fecha de expedición, el plazo o fecha de entrega y el modo de envío.