Tipos de reuniones laborales

Reunión laboral

Es la agrupación de personas con un perfil profesional y unos intereses comunes, que se unen para tomar alguna decisión, recibir o dar información sobre algún asunto o recibir algún tipo de formación laboral. Los principales factores que influyen en las reuniones son:

1. Las personas que van a asistir y el tipo de interacción interpersonal entre ellas.
2. El tiempo disponible para realizar la reunión.

Las razones por las que se celebran reuniones pueden ser muy diversas:

1. Tratar de incrementar la interacción y confianza entre miembros de un mismo equipo de trabajo.
2. Tomar decisiones sobre algún asunto relevante para el ritmo de trabajo.
3. Neutralizar posibles problemas o enfrentamientos entre personas.
4. Comunicar información importante para el desarrollo del trabajo diario.
5. Conseguir algún objetivo concreto.

Elementos de las reuniones laborales

1. Los asistentes:

Un equipo de cinco a siete miembros se considera ideal para conseguir un trabajo eficaz en las reuniones. Por debajo de esta cifra se perciben en mayor medida las influencias personales. Por otra parte, una reunión de más de diez asistentes, no será adecuada para la toma de decisiones y requerirá crear subgrupos.

El tiempo:

La duración de una reunión es muy importante en cuanto a que puede condicionar su éxito o fracaso. Una reunión excesivamente larga puede resultar pesada para los participantes, lo cual incide en su participación e interés hacia los objetivos de la misma.

El tema y la finalidad:

Es importante no confundir el tema de la reunión con su finalidad. El tema es el asunto concreto sobre el que se va a hablar y suele aparecer subdividido en puntos concretos en el orden del día de la reunión. La finalidad de la reunión hace referencia a los objetivos que se quieren alcanzar con ella.

El lugar:

Las reuniones suelen desarrollarse en un espacio físico concreto. Es vital concretar las condiciones del mismo: temperatura, amplitud de la sala, condiciones de luz, etc. Con las nuevas tecnologías, el lugar de una reunión puede ser virtual. Esto sucede con las videoconferencias y el chat en tiempo real.

Eficacia de una reunión

Para que una reunión sea eficaz, debe:

1. Ser necesaria:

Una reunión solo debe convocarse cuando se considere vital para avanzar en el trabajo, en cuyo caso las personas se implicarán en ella y, por tanto, será eficaz.

Estar debidamente preparada:

No solo concierne a la persona que prepara y dirige la reunión, sino también a los participantes, deben llevar propuestas a la reunión, soluciones para los problemas que se hayan podido plantear, documentos que vayan a necesitar, etc.

Contener un plan de actuación:

Debe recoger las medidas adoptadas por consenso en la reunión y los acuerdos a los que se ha llegado. Además, debe establecerse un seguimiento de las decisiones tomadas. Una reunión puede ser ineficaz por no quedar recogidas adecuadamente las medidas y conclusiones adoptadas.

Tipos de reuniones

Las funciones se pueden diferenciar en función de los siguientes criterios:

1. En función de los objetivos de las reuniones, se distinguen:

• Informativas
• Consultivo-deliberativas
• Formativas
• Decisorias

En función del número de participantes, se clasifican en:

• Reuniones de grupo pequeño
• Reuniones de grupo mediano
• Reuniones de gran grupo
• Asamblea

En función del contenido o temática, se distinguen:

• Reuniones de información descendente
• R.i. ascendente
• R.i. horizontal
• Reuniones privadas o públicas
• Reuniones formales o informales

En función de la frecuencia, se clasifican:

• Reuniones periódicas
• Reuniones de duración continuada
• Reuniones esporádicas