Trámites para crear una sociedad en España: viveros, registro, Hacienda y Seguridad Social

Viveros de empresas

Son espacios físicos destinados a favorecer el desarrollo del espíritu emprendedor y la creación y consolidación de nuevas empresas. Ofrecen una serie de servicios complementarios a precios reducidos respecto a los que ofrece el mercado:

• Pequeños despachos, locales o espacios modulares en los que instalarse.
• Servicios logísticos y administrativos compartidos (fax, copistería, contabilidad…), línea telefónica e Internet.
• Asesoramiento y apoyo por parte de personal experto en creación de empresas.
• Red de emprendedores.

Estos equipamientos incrementan las posibilidades de supervivencia de un proyecto empresarial. Pensado para los primeros años de su puesta en marcha, el plazo máximo de permanencia suele ser de 2 o 3 años.

Trámites a realizar para crear una sociedad

Dotarla de personalidad jurídica propia.

Presentar la certificación negativa de nombre

• Finalidad: obtener un nombre para nuestra sociedad que no coincida con el de otra, ni dé lugar a confusión.
• Dónde se tramita: las sociedades mercantiles en el Registro Mercantil Central.
• Documentación: impreso oficial indicando 3 posibles nombres para la sociedad, por orden de preferencia.
• Plazos: 6 meses (desde la expedición) para inscribir el nombre en el registro de la provincia donde tenga la empresa su sede social. Si no, la reserva de nombre caduca. 3 meses para realizar la escritura pública de constitución.
• Coste: 13 €.

Ingresar en el banco

A nombre de la sociedad en proceso de creación, el dinero que constituirá el capital social de la empresa. El banco emitirá un certificado a modo de justificante, que se presentará ante el notario para poder realizar el trámite siguiente.

Escritura pública de constitución de la sociedad

Documento en el que los socios declaran su voluntad de constituir una sociedad:

• Elevar a escritura pública: se presenta ante notario, quien da fe pública de los escritos.
• Lugar de tramitación y documentación a aportar: en una notaría. Se debe presentar la certificación negativa de nombre y el resguardo bancario de ingreso del capital social.
• Contenido mínimo: identificación de los socios y del administrador, la aportación de cada socio, voluntad expresa de constituir la sociedad, adjuntar los estatutos de la sociedad.
• Estatutos de la sociedad: conjunto de normas que rigen la vida de la sociedad, que han sido aprobados por todos los socios. Para cada forma jurídica de empresa se establece un contenido mínimo para los estatutos.

Inscripción en el Registro Mercantil correspondiente

• Finalidad: dar publicidad legal a la sociedad, personalidad jurídica propia y plena capacidad jurídica.
• Dónde se tramita: Registro Mercantil de la provincia donde la sociedad tenga su domicilio.
• Documentación: las sociedades mercantiles deben presentar la escritura de constitución, la liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.
• Plazo: la inscripción en 30 días hábiles desde el otorgamiento de la escritura pública de constitución.

Hacienda

El primer impuesto es el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP/AJD).

• Dónde se tramita: Delegación autonómica de Hacienda.
• Plazo: máximo 30 días hábiles.
• Cuota a pagar: el 1 % del capital social. Las sociedades anónimas laborales están exentas de su pago.
• Documentación: impreso oficial y presentar la escritura pública de constitución.

Trámites en las delegaciones estatales de Hacienda antes del inicio de la actividad

• Declaración censal: sirve para comunicar el inicio, modificación o cese de la actividad de la empresa.
• Solicitud del CIF: código de identificación fiscal que identifica a la sociedad a efectos de sus relaciones con Hacienda. Está formado por cifras y letras, similar al DNI. La letra indica el tipo de sociedad y los 2 primeros números la provincia.
• Plazo: 30 días hábiles.

Trámites ante la Seguridad Social

Si contrata personal:

• Inscripción de la empresa en la SS: cuando comienza a funcionar y desea contratar trabajadores, debe inscribirse en la SS.
• Cobertura de riesgos profesionales: debe optar por asegurar los riesgos derivados del trabajo con la SS o con una mutua de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
• Afiliación del trabajador a la SS: se incorpora al trabajador a la SS por primera vez en su vida laboral. Se le concede un número determinado.
• Alta del trabajador en la SS: inclusión del trabajador en un régimen concreto de la SS que indica que esa persona está trabajando. Cuando deje de trabajar, se le da de baja.

Obligaciones periódicas de la empresa, después del inicio de la actividad empresarial

• Cotizaciones: aportaciones económicas que realizan empresarios y trabajadores para sostener el sistema de la SS. Es obligatorio cotizar. La empresa debe ingresar mensualmente sus cuotas y las del trabajador. Para calcular las cotizaciones se aplican unos porcentajes: contingencias comunes (23,6), desempleo (5,5), indefinido, prácticas, relevo, interinidad, con discapacidad (1,5), temporal a tiempo completo y parcial (6,7), formación (0,1), horas extras fuerza mayor (2), el resto (4,7).