Ventajas y desventajas del archivo centralizado

A)Ordenación alfabética,los datos se clasifican siguiendo un orden del alfabeto,es uno de los sistemas mas sencillos y el mas utilizado cuando s trata de organizar los nombres de personas o entidades con los que mantenemos relaciones profesionales, en primer lugar debemos distnguir si estamos clasificando nombres de personas físicas o de empresas o instituciones. *Ventajas, ·no se requiere un aprendizaje especial, ·se adapta a todo tipo de documentos, ·es abierto, ·no presenta subdivisiones, ·puede estar dentro  de otra clasificación. *Desventajas, ·hay que determinar previamente cual ser la palabra ordenatriz. ·los criterios para asignarla son consejos por lo que cada empresa debe establecer sus reglas, ·hay q dejar una señal de no hacerlo no advertiríamos su ausencia. B)Ordenación numérica, consiste en asignar un nº a cada documento con el fin de clasificarlos y ordenarlos posteriormente según ese numero asignado, el orden puede ser ascendente o descendente, es posible utilizar un sistema de arcbivo alfanumérico, combinando números y letras. *ventajas, ·es un método muy sencillo q sigue la sucesión natural de los nº, ·es ilimitado, ·una vez que se asigne una clave numérica es imposible su confusión, ·cuando se extrae un dcumento del archivo su falta es evidente, por lo q n hace falta dejar ninguna señal. *Desventajas, ·la localización del document es muy difícil si n se conoce el nº q lo identifica, ·es obligatorio disponer de un indica para evitar el inconveniente anterior, ·no permite intercalar nuevos documentos. C)Ordenación cronológica, el elemento clave para clasificar es la fecha del documento, suele emplearse combinando cn otros. *Ventajas, ·es un sistema muy sencillo, ·permite incluir nuevos documentos sin alterar el orden del archivo, ·no requiere la utilización de inficas ni fichas adicionales. *Desventajas, ·es imprescindible saber la fcha de documento q stamos buscando, ·tenemos que dejar una señal. D)Ordenación geográfica, en este sistema se ordena por lugares, *Ventajas, ·es un sist muy sencillo, ·no necesita indices ni dichas complementarias, ·permite intercalar documentos, ·puede combinarse con otros criterios de clasificación. *Dsventaja, ·debemos dejar una señal para que quede constancia, ·no es un sistema muy útil cuando el archivo es voluminoso. E)Ordenación temática, se agrupa según el tema o asunto al que se refiere, *ventajas, ·la localización es rápida, ya que cada uno estará ubicado en su materia, ·permite intercalar documentos. *Desventajas, ·hay que determinar previamente los temas o materias en lo que se va a dividir el archivo, ·puede referirse a mas de dos materias, por lo que habrá q incluir una copia del documento en cada división.