Avantatges inconvenients de la classificació alfabètica

Classificació Dels documents i sistemes d’ordenació

Finalitats:

·Accedir a la documentació amb Facilitat i rapidesa.

·Controlar tota la documentació que Entra i surt de l’empresa.

·Complir amb les exigències legals De conservació d’alguns documents durant un termini determinat.

En cas De dubte, s’ha de fer servir la classificació alfabètica.

1.1Classificació alfabètica

Utilitza les lletres de l’alfabet com a Criteri per a l’ordenació. S’usa per a expedients que contenen documentació de Persones i es mantenen oberts durant llargs períodes de temps.

Avantatges

·Mètode senzill, comprensió i Maneig.

·Permet afegir documents amb Facilitat.

·Fàcil localitzar els documents Sense índexs.

·Classificar tot tipus de documents Que es refereixen a persones o empreses.

Inconvenients

·Sorgir dubtes i errors en lletres Inicials, articles i abreviatures.

·Si s’extrau un document i no S’anota o s’hi deixa una marca, la seva falta pot passar inadvertida.

·Si un expedient inclou molts Documents, es corre el risc de duplicitat, per la qual cosa es fa necessari Establir normes molt precises per evitar errors.

Criteris D’ordenació

Paraula ordenadora: La paraula principal que es pren com a clau, referència o guia per a la classificació.

Ordenació per noms de persones físiques:

·Noms propis s’ordenen segons L’ordre alfabètic del primer cognom.

·Si coincideix el primer cognom S’ordenen pel segon. Si coincideixen els dos cognoms, s’ordenen pel nom.

·Preposicions, contraccions i Articles no es consideren en ordenar.

·Cognoms compostos separats per un Guió, es consideren un sol cognom.

·Noms estrangers es classificant Pel primer cognom.

Ordenació per noms d’empreses:

·Genèrica: conjunt mateix gènere.

·Distintiva: diferencia un element De la resta.

·No es tindran en compte les Paraules genèriques, ni els articles o partícules.

·Per les seves sigles.

·No es tindran en compte els Articles que precedeixen els noms.

·Organismes oficials, bancs..., S’ordenen per la denominació genèrica.

·Les sucursals d’empreses s’ordenen D’acord amb la comunitat autònoma, província...

·Empreses estrangeres aniran Arxivades per la seva primera paraula.

1.2Classificació numèrica

Els documents s’agrupen assignant a cada Document un número correlatiu i progressiu de la sèrie de números naturals. S’utilitza molt per classificar expedients.

Avantatges

·Classificar un número il·limitat De documents.

·Recerca de documents ràpida.

·Sistema exacte. Es difícil Confondre’s.

·Si s’extrau un document, se n’ Aprecia la manca.

Inconvenients

·Índex-guia necessari per a la Localització de documents.

·Plantejar subclassificacions, que Poden dificultar l’esquema.