Blankiety i pisma urzędowe po polsku: typy, zasady i elementy składowe

Blankiety – rodzaje i wymiary

BLANKIETY – papier z gotowym nagłówkiem firmy

• A4 – dłuższe pisma
• pisma zatytułowane wielostronne powinny mieć ponumerowane strony
• A5 – krótkie

Typy blankietów

• BB1, BB2, BB3 – Blankiet bezkopertowy BB
• BU – Blankiet uproszczony BU
• BZ – Blankiet zwykły BZ
• BR – Blankiet reklamowy BR

Układy: pionowe, poziome

🔵 Nadruki

• Stałe: sprawa / dotyczy; okienko adresowe; linie blankietowe
• Zmienne: logo; hasła reklamowe; elementy graficzne

Pisma z tytułem

Pisma z tytułem: protokół, sprawozdanie, notatka służbowa

Zasady

• pieczątka nagłówkowa nadawcy
• miejscowość i data
• tytuł
• treść – w układzie blokowym
• ponumerowane strony – jeśli zatytułowane wielostronne
• załączniki
• rozdzielnik – jeśli trzeba

Rodzaje pism z tytułem

▶ Protokół – opisuje przebieg zdarzeń

Rodzaje:

• zdawczo-odbiorczy → potwierdza przekazanie rzeczy lub spraw
• kontroli → opisuje działania kontrolne
• zebrania → przedstawia przebieg spotkania
• zdarzeń → dokumentuje zaistniałe fakty
• przesłuchania → zapisuje przebieg i ustalenia czynności
• rozprawy → odtwarza przebieg (presidialna)

▶ Sprawozdanie – opis działań i wyników

Rodzaje:

• opisowe → narracyjnie opisuje zdarzenia i rezultaty
• ankietowe → opiera się na danych zebranych z ankiet
• liczbowe → prezentuje dane statystyczne dotyczące działalności w danym okresie

BUDOWA: Tytuł, Wstęp, Część główna, Zakończenie

▶ Notatka służbowa – krótka informacja wewnętrzna

Zawiera: datę, miejsce, tytuł, nadawcę, odbiorcę, treść, podpis.

▶ Upoważnienie

Pełnomocnictwo, umocowanie, uprawnienie do czegoś – potwierdza prawo do wykonywania w imieniu innej osoby określonych czynności.

Zawiera: dane osoby upoważnionej, dokument tożsamości, zakres czynności, termin, podpis, datę, miejsce sporządzenia.

▶ Zaświadczenie

Dokument potwierdzający określony stan faktyczny lub zdarzenie.

▶ Zawiadomienie

Pismo informujące o zdarzeniu, fakcie lub decyzji, bez formy prośby lub nakazu.

▶ Zarządzenie

Akt kierownictwa zawierający decyzje i polecenia, zwykle o charakterze organizacyjnym.

Elementy składowe pism

• Nagłówek – nazwa, adres nadawcy, dane dodatkowe: nr telefonu, e-mail, NIP (lewy górny róg)
  Zakłady Przemysłu Odzieżowego
  RAFIO SA / ul. Kolejowa 8 / 58-160 Jaworz / Tel. (74) 412 67 90
• Odbiorca
  Zespół Szkół 1 / ul. Leśna 8
• Miejsce i data: Łódź, 03.02.2025 r.
• Numer pisma – pod pismem nagłówkowym, 1 cm: OH.27/2015
• Treść pisma – 2-3 interlinie poniżej wyrazu „sprawa”
• Skład pisma:
  • TREŚĆ – wprowadzenie
  • przedstawienie – część wstępna
  • uzasadnienie – część przekonująca
  • wnioski – część końcowa

Układy pism

🔹 Układ blokowy

• lewy margines
• pojedyncze odstępy
• myśli oddzielane interlinią
• tekst wyrównany do lewego i prawego marginesu
• brak wcięć 1 wiersza akapitu

🔹 Układ a linea

• każdy nowy akapit od wcięcia 1-1,5 cm
• odstępy między wierszami 1,5 wiersza
• tekst wyrównany do lewego marginesu
• tytuły i podtytuły pisać na środku, symetrycznie
• brak dodatkowego odstępu po akapicie

Podpis i elementy dodatkowe

• Podpis (właściciela, osoba po prawej) – zawsze odręczny, poprzedzony zwrotem „Z poważaniem”
• Elementy dodatkowe: załączniki, rozdzielnik